Los manuales de usuario son un recurso útil que ayuda a los usuarios a comprender tu producto, servicio o proceso. Los clientes potenciales ojearán tu manual de usuario antes de hacer preguntas sobre tus productos. Si no encuentran la información que buscan en tu manual de usuario, se pondrán en contacto con el servicio de atención al cliente. Un manual de usuario bien diseñado alivia al servicio de atención al cliente y facilita que los usuarios encuentren lo que buscan. Los manuales de usuario son esenciales para los productos y servicios que ofrece tu empresa. Si no sabes qué es un manual de usuario y cómo crear uno, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo explicaremos qué es un manual de usuario y cómo crear uno.

¿Preparado?

Vamos a sumergirnos.

TL; DR

  • Los manuales de usuario son documentos cuyo objetivo es ayudar a los usuarios con un determinado producto, servicio o sistema.
  • Los manuales de usuario se dividen en 7 tipos diferentes según su ámbito de uso y finalidad.
  • Para crear un manual de usuario, primero debes analizar el público al que va dirigido y elaborar soluciones a sus problemas.
  • Los pasos que añadas al manual de usuario deben estar escritos en un lenguaje claro y fácil de entender.
  • Si quieres simplificar el proceso de creación de manuales de usuario y aumentar su calidad, puedes utilizar templates.
  • Si quieres aumentar la calidad de tus manuales de usuario y crear templates manuales de usuario personalizadas para tu empresa y tus usuarios, TextCortex es la solución para ti.

¿Qué es un Manual del Usuario?

Un manual de usuario es un documento diseñado para ayudar a los usuarios de un determinado producto, servicio o sistema. También se conoce como manual de instrucciones o guía del usuario. Los manuales de usuario abarcan información sobre operaciones, normas, directrices, resolución de problemas, funcionalidades, guías de configuración y mucho más.

Los manuales de usuario contienen guías paso a paso y ayudan a los usuarios a resolver los problemas que se les plantean o a obtener la información que necesitan. Los manuales de usuario no están diseñados para ser leídos de principio a fin; deben estar provistos de tablas, datos e información que ayuden al usuario cuando los necesite. Al crear un manual de usuario, le resultará útil añadir un índice que indique los epígrafes relevantes para la navegación.

7 tipos de manuales de usuario

Existen 7 tipos de manuales de usuario que debes tener en cuenta a la hora de elaborar manuales técnicos, entre los que puedes elegir en función de su finalidad y contenido.

  • Manual de instrucciones: Indica a los usuarios cómo utilizar el producto de la mejor manera posible.
  • Manual de formación: Indica a los usuarios cómo completar un proceso.
  • Manual de servicio: Indica a los usuarios cómo mantener un producto en funcionamiento.
  • Manual del usuario: Se utiliza para ayudar a los usuarios sobre el producto y el servicio.
  • Manual Operativo: Describe las funciones, la visión y la misión de tu empresa.
  • Manual de Política Organizativa: Describe las políticas y procedimientos de la empresa.
  • Manual de PNT: Indica a los miembros de la organización cómo llevar a cabo determinados procesos.
7 tipos de manuales de usuario

¿Qué incluir en los manuales de usuario?

Si estás preparando un manual de usuario, debes incluir contenido que beneficie a los usuarios. Por ejemplo, puedes añadir elementos visuales que sean apropiados para el manual de usuario, de modo que los usuarios puedan comprender visualmente lo que tienen que hacer. Debes redactar los manuales de usuario utilizando un lenguaje claro para que los lectores puedan entender fácilmente lo que se explica. También puedes hacer que tus manuales de usuario sean fáciles de buscar añadiendo cosas como un índice de contenidos.

¿Cómo crear un manual de usuario?

Lo principal que necesitas saber para crear un manual de usuario es cómo escribirlo. Si quieres escribir un manual de usuario y no sabes por dónde empezar, ¡hemos preparado una guía para ti!

1. Identifica a la audiencia

Antes de empezar a escribir un manual de usuario, tienes que determinar exactamente quién es tu público objetivo. Al determinar los usuarios objetivo, debes analizar los datos demográficos, las necesidades de los usuarios, los problemas y los requisitos iniciales. Averiguar quién es tu público objetivo es un factor crítico para determinar qué incluir en tu manual de usuario y cómo diseñarlo.

2. Centrarse en las soluciones

El objetivo general de los manuales de usuario es resolver los problemas que puedan encontrar los usuarios y proporcionarles ayuda. Al escribir un manual de usuario, tienes que pensar como un usuario y añadir al documento soluciones a posibles problemas. De este modo, puedes crear un manual útil para los usuarios y aligerar indirectamente la carga de trabajo del servicio de atención al cliente. Si un usuario puede encontrar la solución que busca en un manual de usuario, no necesitará escribir al servicio de atención al cliente.

3. Utiliza pasos secuenciales

Los manuales de usuario deben dividirse en pasos que cada usuario pueda comprender fácilmente. Así, usuarios de todas las edades podrán entenderlo y aplicarlo fácilmente. Desglosa las soluciones que ofreces en el manual de usuario en pasos secuenciales explicándolos con frases sencillas. Tu objetivo debe ser facilitar a los usuarios el seguimiento de las instrucciones. También debes decir qué ocurrirá tras completar el paso actual antes de pasar al siguiente.

4. Mapea el Manual del Usuario

Experimenta cómo utilizan los usuarios tu producto o servicio de primera mano, obtén opiniones y realiza investigaciones. De este modo, podrás ver de primera mano qué problemas pueden encontrar tus usuarios y utilizar estos datos para crear la información que añadirás a tu manual de usuario. Tu objetivo principal es ver tu producto o servicio a través de los ojos del usuario y crear un manual de usuario que le sea útil. Por ejemplo, si tus usuarios experimentan la interfaz de tu producto por primera vez, puedes añadir una sección en el manual de usuario que presente la interfaz.

5. Crea una plantilla

Una de las formas más eficaces de crear un manual de usuario es utilizar una plantilla que te sirva de guía. Crear una plantilla estandarizada para los productos y servicios de tu empresa aumenta tanto la estabilidad como la confianza de los usuarios. Puedes añadir lo siguiente a una plantilla de manual de usuario:

  • Introducción
  • Secciones y subsecciones
  • Pasos secuenciales
  • Advertencias
  • Conclusión

Si necesitas una plantilla de manual de usuario y quieres crear una personalizada para tus productos y servicios, puedes utilizar TextCortex. TextCortex proporciona una base de conocimientos a la que puedes añadir los documentos de tus productos y servicios, y ZenoChat, una IA conversacional que funciona con ella. Con ZenoChat, puedes generar templates personalizadas templates manuales de usuario que utilicen la información de tus productos y servicios.

6. Utiliza un lenguaje claro y fácil de seguir

El manual del usuario debe estar escrito en un lenguaje fácil de entender y atractivo para personas de todos los grupos demográficos. Los manuales de usuario deben incluir pasos fáciles de seguir, que garanticen que los usuarios no tengan dificultades durante la aplicación y resulten atractivos para usuarios de todas las edades. Al escribir un manual de usuario, debes asumir que los usuarios no tienen conocimientos técnicos, y debes preparar una guía con un lenguaje sencillo que resulte atractiva para todos, incluso para los usuarios ocasionales.

7. Explica los Símbolos, Iconos y Números Temprano

Si tu manual de usuario contiene instrucciones con información técnica y las has indicado con símbolos, iconos o números, te recomendamos que pongas las explicaciones en las primeras páginas. De este modo, los usuarios pueden saber de antemano qué significan los símbolos que encuentran y pueden volver atrás y comprobarlo si se les olvida. Esto te permite crear un manual de usuario fácil de usar e informar a los usuarios sobre los símbolos e iconos de antemano.

Crear manuales de usuario mediante TextCortex

Crear un manual de usuario es un proceso largo que requiere cuidado. Si necesitas una plantilla de manual de usuario o ideas para manuales de usuario y quieres generar templates personalizadas para diferentes manuales de usuario, TextCortex está diseñado para ti. TextCortex ofrece a sus usuarios una solución de generación de plantillas de manuales de usuario que pueden utilizar con múltiples LLM, un potente GAR, generación de imágenes, bases de conocimiento y búsqueda web.

Utilizando las bases de conocimiento de TextCortex, puedes cargar o conectar la información de tu proyecto, servicio o producto a TextCortex. Luego, utilizando ZenoChat integrado con tu base de conocimientos, puedes generar templates personalizadas de manuales de usuario y simplificar el lenguaje del contenido. Una vez que integres TextCortex en tu empresa, podrás aumentar el rendimiento de tu personal proporcionándoles una IA conversacional multifuncional ZenoChat. Comprueba los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

  • Reducción del tiempo de búsqueda de experiencia interna de minutos a segundos
  • Un 10-12% más de eficacia en la creación de propuestas
  • La confianza de los empleados en el trabajo con IA mejoró de 8/10 a 10/10
  • El entusiasmo de los empleados hacia la IA aumentó del 25% al 67%.
  • El 94% de los empleados afirman que la IA mejora la calidad de su trabajo

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo crear un manual de usuario sencillo?

Puedes crear fácilmente manuales de usuario en 7 pasos:

  1. Identifica a la audiencia
  2. Centrarse en las soluciones
  3. Utiliza Pasos Secuenciales
  4. Mapa del Manual del Usuario
  5. Crear una plantilla
  6. Utiliza un lenguaje claro y sencillo
  7. Explica los Símbolos e Iconos Temprano

¿Cómo puedo crear un manual fácil de usar?

Para crear un manual fácil de usar, tienes que realizar una investigación que dé prioridad a la experiencia del usuario y se centre en los primeros problemas con los que se va a encontrar. En segundo lugar, debes utilizar un lenguaje que todos los usuarios puedan entender fácilmente. También puedes facilitar la navegación dividiendo tus manuales de usuario en secciones y títulos.

¿Para qué sirve un manual de usuario?

El objetivo común de los manuales de usuario es informar y ayudar al usuario sobre un tema, producto, servicio o sistema. Los manuales de usuario ofrecen soluciones a los posibles problemas que puedan encontrar los usuarios y les presentan el producto.