Cómo redactar un plan de proyecto [Guía paso a paso y ejemplos]

Un plan de proyecto establece detalladamente todas las fases y pasos de un proyecto, como funciones y responsabilidades, presupuesto, hitos, plazos, tareas, subtareas, objetivos del proyecto, etc. La planificación del proyecto es fundamental para que las partes interesadas, los inversores y los socios vean y comprendan el proyecto en su totalidad.

Según un informe de investigación del Project Management Institute (PMI), el 46% de las organizaciones dan prioridad a la planificación de los proyectos. La fase de planificación del proyecto es la base del éxito de su ejecución. Si te preguntas cómo redactar un plan de proyecto, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo, explicaremos la planificación de proyectos y cómo puedes elaborar uno.

¿Preparados? ¡Vamos a sumergirnos!

TL; DR

• Un plan de proyecto es un documento que utilizarás para dividir y supervisar todo tu proyecto en pasos procesables. 
• Las fases del plan del proyecto incluyen el inicio, la planificación, la ejecución, el control y el cierre del proyecto. 
• Para crear un plan de proyecto, primero debes crear un esquema, y luego completar pasos como los objetivos y el alcance del proyecto. 
• Tras crear un plan de proyecto, puedes organizar una reunión con las partes interesadas y los miembros del equipo y ejecutar el proyecto. 
• Si buscas un copiloto con IA que te ayude a crear un plan de proyecto desde cero o a mejorar el que ya tienes, ZenoChat está diseñado para ti.

¿Qué es un Plan de Proyecto?

Un plan de proyecto desglosa las secciones de tu proyecto en tamaños procesables. Es un documento formal que resume todo el proceso del proyecto, incluyendo tareas, pasos e hitos. Un documento de plan de proyecto es un repositorio único de conocimientos donde los miembros del equipo y las partes interesadas pueden encontrar respuestas a sus preguntas.

Los gestores del proyecto comprueban regularmente el documento del plan del proyecto y actualizan su estado, alertan a los miembros del equipo en caso de posibles riesgos e informan a las partes interesadas y a los inversores del proyecto.

Los datos de Pulse muestran que, en lo que se refiere a la entrega de valor, las organizaciones muy maduras en sus capacidades superan a las que no lo son, en una serie de métricas clave del proyecto:

Fases del Plan de Proyecto

Cada plan de proyecto incluye 5 temas diferentes que hay que llevar a cabo. Empezar un proyecto, completarlo y analizar sus resultados forman parte de la planificación del proyecto. 

Las fases del plan del proyecto incluyen:

• Concepto e iniciación: La primera parte de tu proyecto es el brainstorming y la enumeración de ideas que harás con los miembros de tu equipo.
• Definición y planificación: En esta fase, tienes que establecer los objetivos, el calendario y las responsabilidades de tu plan de proyecto.
• Ejecución del proyecto: Esta es la fase en la que transformas tus fases de planificación e intercambio de ideas en acción y comienzas activamente tu proyecto.
• El control: Esta es la fase en la que evalúas el rendimiento de tu proyecto y si cumple las expectativas.
• Cierre del proyecto: Esta es la fase en la que cierras con éxito tu proyecto tras completar todas las fases del mismo. En esta fase, puedes documentar toda la información y crear un documento que resuma las demás fases del proyecto.

¿Cómo redactar un plan de proyecto?

La fase de planificación del proyecto y su documentación aumentan las posibilidades de éxito del proyecto y facilitan su seguimiento a los miembros del equipo y a las partes interesadas. Si te preguntas cómo redactar un plan de proyecto, ¡hemos preparado una guía para ti!

1-) Esboza los objetivos del proyecto

Las metas y objetivos del proyecto serán una fuente de información que comprobarás a lo largo del proyecto. Tanto las partes interesadas como los miembros del equipo consultarán con frecuencia los objetivos y metas del proyecto y evaluarán su estado actual. Al esbozar los objetivos del proyecto, es importante identificar los hitos, determinar los recursos necesarios y crear un calendario para la cronología del proyecto.

Tras determinar los objetivos del proyecto, desglosarlos en pasos procesables y crear marcos para las tareas ayudará a los empleados a trabajar con más eficacia. También puedes especificar cómo se medirán los objetivos para informar eficazmente a las partes interesadas.

2-) Definir el alcance del proyecto

El epígrafe sobre el alcance del proyecto que añadirás a tu plan de proyecto es útil para describir todos los aspectos de tu proyecto en detalle. En esta fase, deben añadirse a esta sección recursos, plazos, entregables y cualquier otra documentación relacionada. También puedes añadir marcadores de hitos, documentos relacionados con las tareas y recursos a esta sección.

3-) Crear el Marco del Plan del Proyecto

El paso más importante en el proceso de redacción de un plan de proyecto es documentarlo. En esta fase, debes crear un plan de proyecto utilizando las métricas que hayas recopilado para tu plan de proyecto. Lo primero que debes hacer en tu plan de proyecto es determinar los entregables. Los entregables pueden incluir diseños, propuestas, informes, análisis y evaluaciones técnicas.

Identificar tareas y establecer expectativas  

Durante el proceso de creación del plan del proyecto, tienes que asignar tareas a los miembros del equipo y a los líderes implicados en la operación y establecer expectativas que midan su éxito. En esta fase, puedes crear un marco independiente para cada miembro o crear una lista de tareas que atraiga a todo el equipo. 

4-) Asignar los recursos del proyecto

Antes de iniciar un proyecto, es esencial que compruebes tus recursos y averigües si dispones de los necesarios para llevarlo a cabo. En esta fase, puedes investigar si tu empresa ha realizado algún proyecto en el pasado al que puedas remitirte para hacer una lista de los recursos que puedes necesitar.

Si los recursos de tu proyecto son insuficientes, puedes crear un plan de gestión presupuestaria para acceder a los recursos necesarios. Además, aunque tus recursos sean suficientes, puedes gestionar tu proyecto con más éxito creando un plan de gestión del proyecto.

5-) Establece un calendario del proyecto

Ahora que la lista de tareas, los objetivos y los recursos están listos, es hora de crear el calendario del proyecto. Todo proyecto requiere cierto tiempo para completarse, y es tu responsabilidad como gestor del proyecto proporcionar ese tiempo a tus empleados. En un cronograma de proyecto, debes incluir:

• Duración de las actividades o tareas
• Fechas de inicio y fin de las actividades y tareas del proyecto
• Funciones y responsabilidades individuales
• Hitos y fases
• Hoja de ruta del proyecto

6-) Reunión con el equipo y las partes interesadas

Una vez finalizada la planificación del proyecto, debes organizar reuniones tanto con los empleados como con las partes interesadas para evaluar el plan y recabar sus opiniones. Estas reuniones pueden celebrarse en grupo o como sesiones individuales. Este proceso brinda a los actores clave la oportunidad de hacer preguntas, ofrecer sugerencias y aportar su opinión antes de ejecutar el proyecto.

En esta fase, debes informar a los miembros del equipo explicándoles sus funciones, tareas, expectativas y plazos, al tiempo que escuchas sus sugerencias. Como en todas las áreas de la empresa, la comunicación es fundamental en la planificación de proyectos.

7-) Ejecutar el proyecto

Una vez completada la fase de planificación, sólo queda ejecutarlo. Una vez que ejecutes el proyecto, es importante controlar el rendimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto y proporcionar actualizaciones del rendimiento a las partes interesadas. Para ello, puedes recurrir a comprobaciones periódicas, utilizar métricas de rendimiento como herramientas de medición y comprobar tu plan de gestión presupuestaria.

ZenoChat - Crear planes de proyecto personalizados

Si buscas un asistente de IA que te acompañe desde la fase de planificación del proyecto hasta el ciclo de vida del mismo, ZenoChat de TextCortex está diseñado para ti. ZenoChat ofrece a sus usuarios funciones como parafraseo, lenguaje simplificado, resumidor y generación de texto, que mejorarán el proceso de redacción del plan de proyecto.

Además, ZenoChat ofrece a sus usuarios bases de conocimiento donde pueden cargar documentos y datos internos y facilitar las tareas de gestión del conocimiento. Con las bases de conocimiento, puedes integrar todos los datos de tu proyecto en ZenoChat y crear una amplia gama de documentos, desde la creación de planes de proyecto hasta la gestión del presupuesto del proyecto. En otras palabras, con ZenoChat puedes tanto crear planes de proyecto desde cero como mejorar los planes de proyecto existentes.

ZenoChat ofrece funciones que no sólo ayudan a crear planes de proyecto, sino que también aumentan la productividad de los empleados ayudándoles en todas sus tareas. Comprueba los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

• TextCortex se realizó para Kemény Boehme Consultores como solución para afrontar estos retos, y hoy los empleados informan de una mayor eficacia y productividad(ahorro de 3 días de trabajo al mes por empleado de media).
• AICX, un socio del ecosistema de TextCortex, fue parte integrante de la incorporación y ayudó a conseguir una tasa de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
• La confianza de los empleados en el uso y el trabajo con IA aumentó un 60%‍.
• La implantación da como resultado un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.

Plantilla de Plan de Proyecto

Veamos una plantilla de plan de proyecto creada por ZenoChat:

¿Quieres crear planes de proyecto personalizados?

Haz clic aquí para crear tu cuenta gratuita en TextCortex y aprovechar sus funciones avanzadas.