Cómo elegir un software de RRHH [Guía del comprador y lista de comprobación]

En el vertiginoso mundo empresarial actual, los departamentos de recursos humanos recurren cada vez más a la tecnología para agilizar sus operaciones y mejorar la eficacia. El software de RRHH se ha convertido en una herramienta esencial para organizaciones de todos los tamaños, que ayuda a automatizar y simplificar diversos procesos de RRHH. 

Gartner afirma que el 76% de los líderes de RRHH creen que si su organización no adopta e implanta soluciones de IA, como la IA generativa, en los próximos 12 a 24 meses, se quedarán rezagados en el éxito organizativo en comparación con los que sí lo hagan.

Tanto si eres el propietario de una pequeña empresa que quiere implantar su primer software de RRHH como si eres una gran empresa que quiere actualizar su sistema actual, esta completa guía te ayudará a tomar una decisión informada para optimizar tus operaciones de RRHH.

¿Qué es el software de RRHH?

El software de RRHH es una solución digital integral diseñada para agilizar y automatizar diversos procesos de recursos humanos dentro de una organización. Sirve como plataforma centralizada para gestionar los datos de los empleados, automatizar las tareas rutinarias y apoyar a los profesionales de RRHH en sus operaciones diarias.

Ayuda a las empresas a gestionar su plantilla de forma más eficaz. Aunque comparte algunas similitudes con el software de nóminas, el software de RRHH suele ofrecer una gama más amplia de funcionalidades que van más allá de la mera gestión de pagos y salarios.

¿Qué puede hacer el software de RRHH?

El software de RRHH es una herramienta versátil que puede gestionar una amplia gama de tareas y procesos. Sus capacidades se extienden a varios aspectos de la gestión de personal, ofreciendo soluciones que pueden agilizar significativamente las operaciones de RRHH.

Gestión de datos de empleados

El software de RRHH sirve como base de datos centralizada para toda la información de los empleados. Puede:

• Almacena y organiza datos personales, historial laboral e información relacionada con el trabajo
• Gestiona los expedientes de los empleados de forma segura y eficaz
• Facilitar a los profesionales de RRHH el acceso a los datos actualizados de los empleados

Automatización de los procesos de RRHH 

Una de las principales funciones del software de RRHH es automatizar las tareas que llevan mucho tiempo. Esto incluye

• Gestión de permisos: Seguimiento y aprobación de las solicitudes de tiempo libre
• Seguimiento de la asistencia: Control de las horas de trabajo y las ausencias de los empleados
• Administración de prestaciones: Gestión de los programas de prestaciones de los empleados e inscripciones

Gestión de nóminas

Aunque no todos los programas informáticos de RRHH incluyen funciones de nómina, muchas soluciones integrales sí las tienen. Pueden hacerlo:

• Calcular sueldos, salarios y retenciones
• Procesar los pagos a través de diversos métodos (depósito directo, cheques, etc.)
• Generar recibos de salarios y formularios fiscales 3

Gestión del cumplimiento

El software de RRHH ayuda a las organizaciones a cumplir las leyes y normativas laborales mediante:

• Proporcionar información actualizada sobre los requisitos legales
• Generar los informes de cumplimiento necesarios
• Garantizar que se mantiene la documentación adecuada

Análisis e informes

La mayoría de los sistemas de RR.HH. ofrecen sólidas funciones de elaboración de informes, que permiten a los profesionales de RR.HH:

• Generar informes estándar y personalizados sobre diversas métricas de RR.HH.
• Analizar las tendencias y pautas de la mano de obra
• Toma decisiones basadas en datos precisos y en tiempo real

Autoservicio del empleado

Los programas informáticos de RRHH modernos suelen incluir portales de autoservicio en los que los empleados pueden:

• Acceder a sus datos personales y actualizarlos
• Ver recibos de sueldo y documentos fiscales
• Solicitar tiempo libre y comprobar los saldos de vacaciones
• Participa en las revisiones de rendimiento

Contratación e incorporación

Muchas soluciones de software de RRHH apoyan todo el proceso de contratación, incluyendo:

• Publicación de ofertas de empleo y seguimiento de candidatos
• Programación de entrevistas y evaluación de candidatos
• Incorporación y orientación de nuevos empleados

Gestión del rendimiento

El software de RRHH puede facilitar la gestión del rendimiento

• Fijación y seguimiento de los objetivos de los empleados
• Realización de evaluaciones de rendimiento
• Identificar las necesidades de formación y las carencias de competencias

Ventajas de utilizar un software de RRHH

Estos sistemas aportan importantes beneficios tanto a los empresarios como a los empleados, lo que conduce a un departamento de RRHH más eficiente que puede centrarse en tareas estratégicas centradas en las personas, en lugar de en cargas administrativas.

1. Mejora de la experiencia de los empleados. El software de RRHH mejora la comunicación entre departamentos, facilitando a los empleados el acceso a la información sobre nóminas, vacaciones y otros asuntos relacionados con RRHH.
2. Almacenamiento centralizado de datos. Reúne todos los datos dispersos en una ubicación accesible, eliminando la necesidad de documentos en papel y haciendo que la recuperación de la información sea eficiente.
3. Flujos de trabajo racionalizados. Los flujos de trabajo automatizados permiten a los departamentos de RR.HH. realizar tareas sin cuellos de botella y hacer un seguimiento eficaz del estado de los documentos.
4. Mejora de la toma de decisiones. Las herramientas de RR.HH. asignan los recursos de forma más eficiente, permitiendo tomar decisiones empresariales precisas y oportunas basadas en datos.
5. Seguridad de datos mejorada. El programa proporciona importantes medidas de seguridad para proteger los datos personales sensibles.
6. Ahorro de tiempo y costes. Al automatizar los procesos y proporcionar datos precisos, el software de RR.HH. ayuda a los departamentos a funcionar con mayor eficacia.
7. Mejor Gestión del Talento. Simplifica el proceso de contratación y ayuda a retener a los mejores talentos mejorando los procesos de incorporación y contratación.
8. Gestión simplificada de nóminas. Las soluciones de RRHH con funcionalidad de nóminas pueden gestionar los impuestos y los recibos de sueldo sin complicaciones, reduciendo la carga de trabajo y evitando errores.

¿Cómo elegir el software de RRHH adecuado?

Elegir el software de RRHH adecuado es una decisión crítica que puede afectar significativamente a la eficacia de tu organización y a la satisfacción de tus empleados. Con las numerosas opciones disponibles en el mercado, es esencial tener una estrategia clara para seleccionar un sistema que se ajuste a las necesidades y objetivos exclusivos de tu empresa. Aquí tienes cinco consideraciones clave para guiarte en el proceso de elección del software de RRHH más adecuado para tu empresa.

1. Evalúa las necesidades de tu empresa e identifica las características clave ✅.

Antes de seleccionar un software de RRHH, evalúa cuidadosamente los requisitos específicos de tu organización. Ten en cuenta factores como el tamaño de la empresa, el sector y los procesos exclusivos de RRHH. Busca funciones esenciales que se ajusten a tus necesidades, como herramientas de contratación y gestión del talento, sistemas de nóminas, administración de prestaciones, portales de autoservicio para empleados y capacidades de gestión del rendimiento.

2. Considera la integración y la personalización ✅.

Elige un software de RRHH que se integre bien con tus sistemas actuales y pueda personalizarse para adaptarse a los requisitos exclusivos de tu empresa. Por ejemplo, busca soluciones que puedan conectarse perfectamente con tu actual sistema de información de recursos humanos para crear una única fuente de datos de los empleados. Asegúrate de que el software puede adaptarse a tu presupuesto y a tus objetivos empresariales.

3. Evalúa la facilidad de uso y la asistencia ✅.

Selecciona un software que sea intuitivo y fácil de usar tanto para los profesionales de RRHH como para los empleados. Ten en cuenta el nivel de atención al cliente y los recursos de formación que ofrece el proveedor del software. Esto garantizará una adopción sin problemas y un uso continuado del sistema.

4. Prioriza la seguridad y el cumplimiento ✅.

Dada la naturaleza sensible de los datos de RRHH, da prioridad al software con sólidas funciones de seguridad para proteger la información de los empleados. Asegúrate de que el sistema puede mantener el cumplimiento de las leyes y normativas fiscales, lo que es crucial para la gestión de nóminas y otras funciones de RRHH.

5. Considera las necesidades futuras y las capacidades de la IA ✅.

Selecciona un software que pueda crecer con tu organización y adaptarse a las necesidades futuras. Con la creciente popularidad de la inteligencia artificial, busca sistemas de RRHH que utilicen la IA para eliminar los procesos que consumen muchos recursos y las tareas repetitivas. Esto puede ayudar a mejorar la eficacia y la toma de decisiones a largo plazo.

Recuerda que no existe una solución única para todos. El software de RRHH adecuado para tu organización dependerá de tus necesidades específicas, presupuesto y objetivos a largo plazo. Tómate tu tiempo para investigar y comparar las distintas opciones antes de tomar una decisión.

Aprovechar la IA para las operaciones de RRHH

Creación de materiales de formación, descripciones de puestos y resúmenes de rendimiento

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Crear una Wiki de empresa

Una función destacada es Knowledge Bases, que te permite crear una wiki de la empresa. Imagínate un eje centralizado en el que los empleados puedan buscar y encontrar fácilmente respuestas a sus preguntas sobre cualquier tema, desde los procedimientos de incorporación hasta la información sobre prestaciones. Con TextCortex AI, puedes agilizar la organización y actualización de esta wiki, ayudando a garantizar que tu equipo siempre tenga acceso a la información más actualizada y relevante. Para rellenar esta base de conocimientos, tienes la flexibilidad de cargar o vincular tus documentos y datos existentes al sistema de TextCortex. 

Esta integración perfecta garantiza que tus recursos existentes puedan incorporarse rápidamente a tu nuevo sistema wiki potenciado por IA, haciendo que la transición a una solución de gestión del conocimiento más eficiente sea suave y sin esfuerzo.

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