Los mejores consejos de productividad para trabajar más cada día

Escribir correos electrónicos puede ser una tarea que lleve mucho tiempo, pero es una parte importante de la comunicación en cualquier lugar de trabajo.

Aunque es fácil atascarse en los detalles y dedicar demasiado tiempo a un solo correo electrónico, ¡hay formas de seguir siendo productivo mientras se escriben correos electrónicos!

En este artículo, hemos reunido algunos consejos y trucos que estamos seguros de que resultarán útiles para revolucionar tu productividad diaria a la hora de tratar los correos electrónicos.

Si estás preparado, ¡entremos de lleno! 

¿Por qué son tan útiles los correos electrónicos?

Los correos electrónicos son una herramienta de comunicación clave: permiten intercambiar información de forma eficiente y eficaz entre personas, departamentos e incluso empresas. También ayudan a garantizar la exactitud, ya que facilitan el seguimiento de las conversaciones y el intercambio de documentos.

Veamos por qué los correos electrónicos son una parte tan crucial de la rutina laboral.

Comunicación interna

El correo electrónico se utiliza a menudo como principal método de comunicación entre los empleados: de este modo, consiguen comunicarse entre sí de forma rápida, sencilla y segura.

Esto ayuda a mantener a todo el mundo informado de todas las novedades de su organización o sector sin tener que reunirse en persona o hacer llamadas telefónicas. También garantiza que la información importante no se pierda ni se olvide por falta de comunicación o malentendidos.

Desarrollo profesional

Los correos electrónicos también pueden utilizarse con fines de desarrollo profesional, como proporcionar comentarios sobre proyectos o tareas completados por los empleados, enviar recordatorios sobre próximos plazos o eventos o compartir recursos con los compañeros que podrían ayudarles a mejorar sus habilidades.

Esto convierte a los correos electrónicos en un activo inestimable cuando se trata de mantener estándares de alta calidad en cualquier entorno de trabajo.

Comunicación a distancia

Por último, los correos electrónicos son una excelente forma de que los empleadores se mantengan en contacto con sus empleados, incluso si trabajan a distancia desde distintos lugares del mundo.

Al enviar correos electrónicos periódicamente con actualizaciones sobre noticias y políticas de la empresa, los empleadores pueden asegurarse de que todos estén informados sobre los cambios relevantes dentro de su organización, lo que ayuda a mantener alta la moral en momentos de incertidumbre o interrupción, como durante las restricciones de la pandemia de COVID-19.

Tipos de correo electrónico más enviados

Cada día se envía una gran cantidad de correos electrónicos, por lo que resulta útil conocer los principales tipos que se pueden recibir o sobre los que se puede trabajar.

Correos electrónicos de marketing

Los correos electrónicos de marketing son una forma estupenda de llegar a los clientes actuales y potenciales.

Pueden utilizarse para promocionar nuevos productos, ofrecer descuentos y cupones o simplemente mantener informados a los clientes sobre las últimas novedades de su empresa. Independientemente del tipo de empresa que dirija o para la que trabaje, el marketing por correo electrónico es una herramienta eficaz para mantenerse en contacto con su público objetivo e impulsar las ventas.

Cuando se trata de crear una campaña de correo electrónico exitosa, hay varios elementos importantes que deben tenerse en cuenta. En primer lugar, es importante crear un asunto atractivo que capte la atención del lector y le anime a abrir el mensaje. Además, debe asegurarse de que sus correos electrónicos sean visualmente agradables, incluyendo imágenes o vídeos atractivos cuando proceda. Por último, asegúrese de incluir llamadas a la acción relevantes que dirijan a los lectores a páginas específicas de su sitio web o a otras plataformas en línea como las redes sociales.

Newsletter correos electrónicos

Newsletter Los correos electrónicos son una excelente forma de mantenerse en contacto con sus clientes y fidelizarlos.

Pueden utilizarse para compartir información sobre nuevos productos o servicios, anunciar ventas o descuentos y mantener a los clientes al día de las novedades de su empresa. Crear un newsletter eficaz requiere una cuidadosa planificación y ejecución. He aquí algunos consejos rápidos para empezar:

1. Identifique a su público objetivo: antes de empezar a escribir, decida a quién va a enviar el newsletter y qué información puede resultarle interesante o útil. Piensa en sus intereses, necesidades y preferencias para poder crear contenidos que resuenen con ellos. 

2. Decida qué contenido incluir: una vez que sepa quién es su público, piense qué tipo de contenido le gustaría recibir en sus boletines, como actualizaciones de blog , anuncios de productos, ofertas especiales o promociones. Es importante mezclar los contenidos para que cada newsletter tenga algo nuevo para los lectores, manteniendo al mismo tiempo la coherencia del tema general de su empresa en todos los números. 

3. Planifique su calendario newsletter : considere la frecuencia con la que desea enviar los boletines: ¿mensual? ¿trimestral? ¿anualmente? A continuación, planifique con antelación las fechas en las que se enviará cada número, de modo que todo se mantenga dentro de lo previsto sin incumplir ningún plazo.

Correos electrónicos

Un correo electrónico de hito es un correo electrónico automatizado que se envía cuando se alcanzan ciertos hitos en el recorrido del cliente. Estos hitos pueden incluir compras de productos, renovaciones de suscripciones, actualizaciones de funciones, activaciones de cuentas, etc. También pueden utilizarse para celebrar eventos especiales o aniversarios, como cumpleaños o vacaciones.

Los mensajes de correo electrónico sobre hitos son una forma estupenda de mantener a los clientes interesados y entusiasmados con lo que está por venir: ayudan a recordar a los usuarios el increíble viaje que han realizado con su producto o servicio, e incluso pueden inspirarles a actualizar o comprar más productos.

Los correos electrónicos de hitos son increíblemente poderosos porque le permiten personalizar la experiencia del cliente y hacerla más significativa para ellos. Puede utilizar este tipo de correos electrónicos para agradecer su fidelidad y recordarles por qué le eligieron a usted en primer lugar. Además, este tipo de correos electrónicos brindan la oportunidad de realizar ventas cruzadas y ventas ascendentes, así como de aumentar el compromiso de los usuarios con su producto o servicio a lo largo del tiempo recordándoles las nuevas funciones que pueden estar disponibles para su uso. 

Consejos para la productividad del correo electrónico

El correo electrónico puede ser una de las herramientas más poderosas para mantenerse organizado y productivo. Sin embargo, muchas personas se sienten abrumadas por la enorme cantidad de correos electrónicos que reciben o que tienen que enviar cada día.

Vamos a hablar de lo que puedes hacer para conseguir hacer más cosas sin tener que arrastrar tu trabajo durante horas y horas.

Pruebe una herramienta de AI para aumentar su productividad

AI son una forma estupenda de agilizar y simplificar el proceso de redacción de correos electrónicos.

TextCortex Nuestra herramienta, AI, puede ayudarte a crear correos electrónicos personalizados en cuestión de minutos, para que dediques menos tiempo a tareas rutinarias y más a hacer tu trabajo.

Entre los más de 60 sitios templates que incluye nuestro sitio creator suite , encontrarás una categoría entera dedicada a la redacción de correos electrónicos. Así, aunque no dispongas de mucho tiempo, podrás enviar correos electrónicos de gran calidad sin tener que pasar horas redactándolos desde cero. 

Sólo necesitamos algunos indicadores, como viñetas o una breve descripción/objetivo de su correo electrónico, y generaremos lo que necesite, en el tono y la longitud que prefiera, ¡en cuestión de segundos!

Gestionar los correos electrónicos a una hora programada

Puede ser difícil estar al tanto de los correos electrónicos, sobre todo si proceden de varias cuentas o si se recibe un gran volumen de mensajes.

Una forma de ayudar a gestionar el estrés y el tiempo que conlleva responder a los correos electrónicos es establecer momentos específicos a lo largo del día en los que te dediques únicamente a leerlos y responderlos.

El primer paso es decidir cuántas veces al día quieres comprobar y responder a los correos electrónicos. Dependiendo del número de cuentas o de personas que se pongan en contacto con usted regularmente, puede que le convenga dedicar dos o tres periodos al día a la lectura del correo electrónico. Una vez determinado esto, decide qué horas son las mejores para estos periodos: puede ser a primera hora de la mañana, a mediodía o por la noche, antes de cerrar por la noche. 

Priorización y eficacia

Priorice qué correos electrónicos requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar hasta más tarde: esto ayudará a garantizar que los mensajes importantes no se pierdan en un mar de otros correos electrónicos a la espera de respuesta. 

A continuación, es hora de centrarse en la eficacia. El primer paso es comprender qué quieres conseguir con el correo electrónico. Antes de empezar a escribir, tómate un tiempo para pensar en tu propósito y en el resultado que te gustaría obtener del destinatario. Esto te ayudará a mantener el mensaje conciso y claro cuando escribas el correo electrónico. 

A la hora de redactar el correo electrónico, recuerde que menos es más: no escriba párrafos largos ni incluya información innecesaria que pueda distraer de su objetivo principal. Procure que las frases sean cortas y no se repita, para facilitar la lectura al destinatario y agilizar su respuesta. 

No se permiten notificaciones

Ya sea una notificación push de tu aplicación favorita o un recordatorio de una próxima reunión, estas notificaciones pueden desviar fácilmente nuestra atención de la tarea que tenemos entre manos.

La solución es sorprendentemente sencilla: apágalas. Si desactivas todas las alertas que puedan distraerte mientras trabajas en tu correo electrónico, crearás un entorno propicio para la concentración. 

Los estudios han demostrado que cuando somos capaces de concentrarnos en una cosa durante un período prolongado de tiempo sin interrupciones, somos capaces de trabajar de manera más eficiente y eficaz que si estuviéramos constantemente interrumpidos por estímulos externos como las notificaciones del teléfono. Además, este enfoque ininterrumpido también nos ayuda a permanecer en estado de flujo durante más tiempo, lo que significa que no sólo producimos un trabajo de mejor calidad, sino que también lo completamos más rápido.

Los atajos son el camino

Lo más probable es que tu software de correo electrónico tenga algunos atajos útiles que pueden ayudarte a ahorrar tiempo.

Por ejemplo, Gmail tiene su propio conjunto de atajos que vienen a ser combinaciones rápidas de teclas que te permiten realizar ciertas tareas sin tener que hacer clic en los menús o abrir nuevas ventanas. Por ejemplo, si quieres archivar un correo electrónico sin eliminarlo, sólo tienes que pulsar "e" en el teclado. Del mismo modo, pulsa "c" para redactar, "#" para eliminar cualquier correo y "A" mientras ves un correo para responder a todos los que lo han recibido.

Microsoft Outlook también incluye atajos útiles para agilizar el proceso de escribir y responder correos electrónicos: puedes crear un nuevo correo electrónico con Ctrl+Mayús+M, programar una nueva cita en el calendario con Ctrl+Mayús+A, cambiar a la bandeja de entrada con Ctrl+Mayús+i o responder a todos con Ctrl+Mayús+R.