3 Mejores Softwares de Base de Conocimientos en 2024

¿Sabías que, según una investigación, el trabajador del conocimiento pasa unas 2,5 horas al día, o aproximadamente el 30% de la jornada laboral, buscando información? En el mundo empresarial actual, acceder al conocimiento de forma rápida y sencilla aumentará la productividad de los empleados y evitará que pierdan el tiempo.

Entonces, ¿cuál es la solución? Puedes utilizar un software de base de conocimientos para reducir el tiempo que pasan los empleados buscando información y proporcionar una base de conocimientos organizada. Si no sabes lo que es un software de base de conocimientos, ¡te lo explicamos!

En este artículo, exploraremos qué es el software basado en el conocimiento y haremos una lista de los mejores.

¿Preparados? ¡Empecemos!

TL; DR

• Un software de base de conocimientos es una herramienta que permite a los usuarios almacenar y gestionar sus documentos y datos empresariales.
• Un software de base de conocimientos refuerza la comunicación entre dirigentes y empleados, organiza el flujo de trabajo, aumenta la eficacia y permite a los empleados acceder fácilmente a la información que buscan.
• Las características más importantes del software de base de conocimientos son el alto rendimiento, el almacenamiento seguro de datos, la integración con aplicaciones de terceros y el asistente de IA.
• El software de base de conocimientos aumenta la eficacia de tus empleados e incrementa su productividad, aumentando así la rentabilidad global de tu empresa.
• El mejor software de base de conocimientos incluye TextCortex, Notion y Document360.

¿Qué es el software de base de conocimientos?

El software de base de conocimientos es una biblioteca digital donde una empresa almacena sus datos, como productos, servicios, flujos de trabajo, listas de tareas y procedimientos operativos normalizados. El objetivo principal del software de base de conocimientos es mantener organizados los datos de la empresa, compartirlos con los empleados y proporcionarles un acceso rápido a los datos que buscan. Puedes subir datos internos como wikis, cursos, lecciones, preguntas frecuentes, políticas de empresa, procedimientos normalizados de trabajo y guías al software de base de conocimientos y agilizar los flujos de trabajo de tus empleados.

¿Cómo funciona el software de base de conocimientos?

El software de base de conocimientos funciona como una base de datos en la que puedes almacenar los datos y archivos de tu empresa y compartirlos con otros empleados. Hay dos tipos principales de bases de conocimiento: internas y externas. El software de base de conocimientos interna es una biblioteca de datos a la que sólo pueden acceder los miembros de la empresa, como una intranet. El software de base de conocimientos externa es una biblioteca de datos a la que pueden acceder tus clientes y otras empresas.

Ventajas del software de base de conocimientos

El software de base de conocimientos es una herramienta útil porque ahorra mucho tiempo a tus empleados y aumenta su productividad. En lugar de perder el tiempo respondiendo a preguntas repetitivas y completando tareas rutinarias, tus empleados pueden centrarse en aspectos más críticos de tu negocio, aumentando tu rentabilidad. El software de base de conocimientos ofrece las siguientes ventajas a las empresas:

• Ahorro de tiempo: Tus empleados pueden trabajar de forma más eficiente encontrando la información que buscan de forma rápida y sencilla.
• Mejor incorporación: Puedes utilizar el software de base de conocimientos para facilitar el proceso de incorporación de tus nuevos empleados.
• Aumento de la productividad de los empleados remotos: En lugar de esperar de brazos cruzados a que te informen de las tareas, tus empleados remotos pueden seguir el PNT o la lista de tareas pendientes de tu base de conocimientos.
• Colaboración: Tus distintos empleados y equipos pueden comunicarse más claramente obteniendo información de una base de datos común.

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Funciones del software de base de conocimientos

Independientemente del tipo de software de base de conocimientos, pueden aumentar la calidad de vida de tus empleados y equipos y proporcionar un entorno de trabajo más productivo. Sin embargo, al elegir un software de base de conocimientos, debes tener en cuenta qué características ofrece. Entre las características de un software de base de conocimientos se incluyen:

• Asistente de IA: Aunque el software de base de conocimientos tradicional no proporciona asistencia de IA a sus usuarios, la asistencia de IA es una necesidad para el software de base de conocimientos con funciones como la automatización, la generación de resultados y el análisis de datos. Con el software de base de conocimientos con IA, puedes automatizar tareas repetitivas, integrar un chatbot de IA para las tareas externas de tu empresa, analizar grandes cantidades de tus datos y extraer perspectivas y resultados de tus datos. Además, los asistentes de IA de las bases de conocimiento, como ZenoChat, pueden analizar tus datos de forma segura y generar contenidos como flujos de trabajo y PNT personalizados.
• App Integrations: Para aumentar la funcionalidad del software de base de conocimientos actual, debes asegurarte de que ofrece la app integrations y funciones personalizables. Cuantas más opciones de personalización e integración tenga un software de base de conocimientos, más áreas de uso y prácticas flexibles ofrecerá. 
• Confianza y seguridad: Sabemos que ya eres consciente de que los datos de tu empresa son valiosos, por lo que te recomendamos que te asegures de que el software de base de conocimientos al que subes todos tus valiosos datos cuenta con certificados como SOC 2 Tipo I y II, GDPR, ISO 27001. De este modo, podrás estar seguro de que los datos de tu empresa siempre permanecen a salvo y seguros.

• Alto rendimiento: Un software de base de conocimientos debe tener algoritmos avanzados que proporcionen una salida correcta a los usuarios para que puedan realizar operaciones rápidamente y acceder a los datos que buscan.

El Mejor Software de Base de Conocimientos en 2024

Un software de base de conocimientos puede tanto mejorar el rendimiento de tus empleados como ayudarte a maximizar la rentabilidad de tu empresa. Sin embargo, el software de base de conocimientos que ofrece todas las funciones mencionadas anteriormente con una calidad de vanguardia es limitado, pero no te preocupes, ¡te tenemos cubierto! ¡Echemos un vistazo más de cerca al mejor software de base de conocimientos de 2024!

1-) TextCortex 

TextCortex es un asistente de IA que proporciona a sus usuarios herramientas de IA como múltiples LLM, búsqueda web, personas personalizables y gestión de la base de conocimientos impulsada por IA, y permite a los empleados aumentar la productividad y agilizar sus flujos de trabajo. Con TextCortex, puedes automatizar tareas repetitivas como la generación de imágenes, código y texto, y gestionar tu base de conocimientos en cualquier momento y lugar, gracias a sus más de 30.000 integrations.

TextCortex viene con la IA conversacional de tus sueños llamada ZenoChat. ZenoChat es un copiloto que funciona como una IA conversacional, pero que puede generar respuestas con datos internos, búsquedas web y múltiples LLM. Gracias a las bases de conocimiento de ZenoChat, puedes cargarle o conectarle los datos de tu empresa y gestionar todo tu conocimiento desde una única pestaña.

Las bases de conocimiento de ZenoChat proporcionan una rápida integrations con fuentes de datos como Google Drive, Microsoft OneDrive y Notion. Así, puedes integrar grandes cantidades de datos en ZenoChat sin pasos adicionales, y puedes actualizar, eliminar o añadir nuevos datos. Con los algoritmos de lenguaje natural de ZenoChat, puedes analizar los datos que integras y crear resultados, análisis y perspectivas nuevos y únicos. Echemos un vistazo a uno de nuestros casos prácticos:

• TextCortex se realizó para Kemény Boehme Consultores como solución para afrontar estos retos, y hoy los empleados informan de una mayor eficacia y productividad(ahorro de 3 días de trabajo al mes por empleado de media).
• AICX, un socio del ecosistema de TextCortex, fue parte integrante de la incorporación y ayudó a conseguir una tasa de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
• La confianza de los empleados en el uso y el trabajo con IA aumentó un 60%‍.
• La implantación da como resultado un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.

2-) Notion

Notion es un espacio de trabajo conectado que puede gestionar la base de conocimientos de empresas de todos los tamaños, desde pequeñas a grandes. Notion es un software que permite a los usuarios actualizar documentos sin necesidad de conocimientos técnicos, ofreciendo espacios de trabajo y páginas de arrastrar y soltar.

Puedes mantener organizado todo tu flujo de trabajo utilizando la barra lateral de Notion, actualizar documentos existentes o crear páginas nuevas. Notion también ofrece funciones básicas y sencillas de IA, como análisis de documentos, generación de texto y resumen. Además, puedes integrar todas tus páginas Notion con ZenoChat, que ofrece funciones avanzadas de IA, y mantener tus datos sincronizados mientras trabajas en tus páginas Notion .

3-) Documento360

Document360 es un software gratuito de base de conocimientos para crear contenidos como Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT), listas de tareas, wikis, documentación, guías, etc. Document360 ofrece una interfaz fácil de usar con un panel interactivo que los usuarios pueden comprender y utilizar rápida y fácilmente en su carga de trabajo. Document360 también ofrece una sección de comentarios en línea para mejorar la comunicación entre los usuarios. Document360 también ofrece una herramienta de IA sencilla y básica que incluye las siguientes funciones:

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