Acha que o envio de propostas comerciais é um fardo que o leva às lágrimas?
Se for como a maioria dos homens de negócios, envia inúmeros e-mails, propostas e relatórios todos os dias, por isso a ideia de os escrever torna-o relutante.
No entanto, o processamento da "papelada" em termos de quantidade não serve de nada se a qualidade for descuidada.
Se a sua escrita comercial é complexa, formal, e abafada que pode levar a muitos acordos comerciais quebrados.
Isto é exactamente o oposto do que se pretende alcançar e um "No Go".
Quer que toda a sua escrita comercial traga resultados - quer seja a condução das vendas ou a construção de confiança com os clientes.
Então o que faz uma boa escrita comercial e como pode garantir que a sua copy atinge os seus objectivos?
Hoje vamos guiá-lo através de algumas dicas e truques dos melhores especialistas de marketing que o podem ajudar a evitar os erros mais comuns na escrita empresarial.
Ao seguir essas sugestões pode melhorar a sua escrita, soar mais profissional e conseguir negócios mais bem sucedidos no seu prato.
Vamos mergulhar! 🌊
A Boa Escrita é Escrita Eficaz
A correspondência eficaz e estabelecida com os seus leitores é uma parte essencial de qualquer negócio bem sucedido.
Para se tornar o mestre da escrita comercial bem sucedida, é preciso formar um certo conjunto de objectivos que se pretende atingir:
- Para persuadir um executivo a investir na sua ideia
- Para aumentar o tráfego para o seu website
- Para aumentar as suas vendas
- Para criar conteúdo que converta
- Para fazer alguém rir
A concentração no objectivo ajudá-lo-á a escrever clara e concisamente, para que os seus leitores saibam exactamente o que devem fazer após a leitura da sua proposta, anúncio, ou e-mail.
Nos negócios só uma coisa é importante para os leitores, potenciais compradores, ou parceiros - responder à pergunta "O que é que eu ganho com isso?
Para atingir esses objectivos, é vital contornar os erros comuns na escrita empresarial e descobrir a forma de utilizar palavras que influenciarão os seus leitores a tomar as acções desejadas.
11 Erros na escrita empresarial a evitar
Agora que sabemos como estabelecer o nosso foco principal na escrita empresarial, vamos verificar o que evitar no processo.
Aqui está a nossa lista dos 11 erros mais comuns na escrita de negócios e como lidar com eles para obter mais sucessos empresariais.
#1 Palavras ou Frases Confusas
Um dos erros mais comuns cometidos pelos escritores de negócios é a utilização de palavras e frases confusas.
Muitas pessoas que escrevem para viver não dão muita importância às suas escolhas de palavras, e isto pode prejudicar o seu trabalho.
Por exemplo, se estiver a pedir a alguém que participe num projecto ou campanha, não use a palavra "pedir" - em vez disso, use os verbos 'pedir' ou 'convidar'.
Ambas estas palavras têm conotações mais positivas do que 'pedido', o que pode soar burocrático.
Evite também palavras demasiado descritivas, como por exemplo:
- Participar ⇒ Aderir
- Utilização ⇒ Utilização
- Faça um esforço ⇒ Tente
Vamos verificar isso em exemplos concretos:
Nota: Para ser eficaz na escrita empresarial, é importante escolher palavras e frases que tenham os significados mais fortes e não confundam os seus leitores.
#2 Usando um tom informal ou sobre-familiaridade
A escrita de negócios é frequentemente mais formal do que o correio electrónico diário para amigos, familiares e colegas.
Isto não significa que não possa usar contracções ou gírias, mas um e-mail comercial não é o lugar para ser casual ou demasiado familiarizado com o seu leitor.
Este é o segundo erro mais comum na escrita empresarial.
O tom que utiliza deve ser formal e correcto porque nunca se sabe quem irá ler o seu e-mail.
Por exemplo, se estiver a escrever um e-mail a uma pessoa, pode dirigir-se a ela como "Cara Sra. Smith" ou "Cara Sra. Smith".
Se é uma grande empresa, dirija-se a ela como "Caros Senhores" ou "Caras Senhoras e Senhores".
Se não tiver a certeza de quem se dirigir no seu e-mail, faça alguma pesquisa sobre a empresa antes de a escrever e descubra quem é o seu público-alvo.
Vejamos a diferença entre escrita formal e informal:
Lembre-se sempre que o correio electrónico é diferente de falar ao telefone ou de se reunir cara a cara.
Pode conhecer muito bem a pessoa a quem está a escrever, mas não se esqueça que continua a corresponder com um chefe ou um cliente.
Nota: Desconsiderar este factor pode levar a uma impressão errada e não obter os resultados desejados.
#3 Língua Vaga
Na escrita comercial, é melhor evitar linguagem vaga como "deve", "poderia", e "poderia".
Em vez disso, seja específico e use verbos que digam como as pessoas estão a fazer as coisas em vez de palavras que descrevam o que estão a fazer.
Por exemplo, em vez de dizer "Temos de cancelar a sua encomenda", diga "Tivemos de cancelar a sua encomenda".
Vamos verificar isso no exemplo do Walmart:
Nota: Faça saber aos seus leitores qual é o estado actual da acção que está a ter lugar e elimine qualquer dúvida da sua parte.
#4 Voz passiva
A voz passiva é outro erro comum na escrita de negócios que muitas pessoas cometem.
A voz passiva é ineficaz e irritante.
Faz uma declaração soar menos directa, por vezes ainda menos autorizada.
A voz passiva soa como o sujeito de uma frase não executa uma acção, mas sim recebe-a de outra fonte.
Por exemplo: "O artigo foi escrito por John".
Esta frase deve estar em voz activa porque John não se limitou a escrever o relatório.
Quando se apanhar a usar a voz passiva, reserve um momento para reconsiderar a sua frase e reescrevê-la para soar claro e convincente :
Passivo: O manuscrito foi submetido a tempo pelos nossos editores.
Activo: Os nossos editores submeteram o manuscrito dentro do prazo.
Nota: Escreva as suas frases com uma voz activa para que sejam mais fáceis de ler e o seu significado seja claro para o leitor. A voz activa envolve-se com o leitor, e pode usar HemingayApp para identificar e corrigir todas as vozes passivas.
#5 Demasiados pontos de exclamação
Não utilizar pontos de exclamação no final de cada frase apenas para fazer uma observação.
Só deve utilizá-los se quiser veemente transmitir uma ideia ou se quiser expressar excitação extrema.
Por exemplo: "Esta é uma excelente ideia!!", "Vamos a isto!!!"
Em vez de usar pontos de exclamação, comece a usar números, factos interessantes, ou estatísticas para acrescentar credibilidade ao seu argumento.
Por exemplo:
"Utilizando o nosso software pode acelerar o seu trabalho até 65% e tornar o processo de cálculo mais fácil".
Aqui está um exemplo de como marcar uma posição, utilizando factos que vendem:
Nota: Para aumentar a sua credibilidade e soar mais convincente, evite pontos de exclamação e prove as suas declarações com os factos.
#6 Erros na Ortografia e Gramática
É difícil de acreditar, mas algumas pessoas ainda cometem erros ortográficos e gramaticais quando escrevem.
A solução é simples de ler!
Aqui estão algumas dicas sobre como pode estar sempre à frente dos seus erros ortográficos e gramaticais:
- Leve o seu tempo a encontrar erros na sua escrita
- Peça a outra pessoa para verificar os seus e-mails antes de os enviar
- Leia o seu conteúdo em voz alta
- Usar ferramentas de revisão, como a Gramática
Seria uma grande chatice se alguém decidisse fazer a sua oferta para descansar, só porque não reviu cuidadosamente a sua proposta antes de a enviar.
Nota: Ao enviar e-mails, não se esqueça que a ortografia incorrecta está frequentemente relacionada com phishing.
Não negligenciar este erro só porque é simples e estúpido de fazer.
#7 Estrutura e fluxo de ideias obscuras
Muitas empresas cometem este erro comum por escrito - não demoram tempo a planear a sua mensagem antes de a escreverem.
Eles assumem que, só porque sabem o que querem dizer, o leitor compreenderá também o seu significado.
Vejamos este exemplo - "Neste relatório, discutiremos várias questões relativas ao tema em questão".
Esta frase não deixa claro qual é o tema.
Outro exemplo é - "A nossa equipa foi capaz de concluir a nossa tarefa dentro do prazo e do orçamento, mas ainda há algumas preocupações sobre a forma como as tarefas foram realizadas. Neste relatório, discutiremos essas preocupações e faremos recomendações sobre a forma como elas podem ser abordadas no futuro".
É difícil compreender como estas duas afirmações estão relacionadas ou se há alguma preocupação sobre as tarefas concluídas.
O seu leitor precisa de seguir a sua linha de raciocínio - apoie-a com um fluxo limpo e uma mensagem clara.
Aqui estão algumas ideias de como conseguir isso:
- Fornecer um resumo claro da discussão com pontos de bala
- Escrever parágrafos que contenham problemas vs. solução potencial
- Manter o conceito conciso, pontual e directo
Aqui está um exemplo por e-mail de boa escrita comercial:
Nota: Explique aos seus leitores porque está a fazer uma certa sugestão ou recomendação passo a passo. Desta forma, "soará" mais profissional e ganhará a confiança do leitor.
#8 Não considerando o ponto de vista do leitor
Não pesquisar o seu público alvo é um "pecado mortal".
Não pode esperar qualquer progresso positivo no seu negócio se não estiver a seguir o processo natural da procura e da cadeia de fornecimento.
Uma é certa - não se pode vender um berbequim a uma avó idosa que está a apoiar cookies para toda a vida, certo?
É importante analisar o seu público antes de começar a escrever qualquer tipo de conteúdo.
Pergunte a si mesmo:
- Quem irá ler o meu conteúdo?
- O que sei sobre eles?
- Quais são as suas necessidades?
- O que irá impressioná-los ou chocá-los?
Incorporar esta dica na sua escrita para atrair o grupo certo de pessoas para o seu negócio.
Nota: Se deseja que o seu conteúdo seja eficaz, dirija-se ao seu público e certifique-se de que satisfaz as suas necessidades.
#9 Informação Insuficiente
Não fornecer informação de base adequada é apenas uma escrita preguiçosa.
Isto inclui deixar de fora factos necessários à compreensão do tópico, e não dar provas suficientes para apoiar um argumento, produto, ou proposta.
Por exemplo, digamos que está a escrever um artigo sobre a razão pela qual os estudantes universitários devem viver em casa em vez de viverem num dormitório no campus.
Neste caso, necessita de informação de base sobre a vida universitária e dormitório para os seus leitores.
Desta forma, não tem de explicar tudo do zero, ou pior ainda - faça os seus leitores procurarem respostas noutros locais.
Em vez disso, comece cada parágrafo com uma frase tópica que diga claramente do que se trata o parágrafo.
Nota: Mantenha cada frase concentrada numa ideia para que o leitor possa facilmente segui-la.
#10 Demasiada linguagem técnica
A escrita empresarial por vezes pode estar cheia de palavras-chave e acrónimos específicos da indústria.
E embora estes termos sejam por vezes inevitáveis e possam ocasionalmente ser úteis como estenografia, indicam frequentemente um pensamento preguiçoso ou pouco claro.
A escrita comercial deve ser tão simples e directa quanto possível.
Não utilize linguagem técnica, a menos que o seu público a compreenda e a aprecie.
Seguem-se algumas palavras de linguagem técnica comummente utilizadas na escrita comercial que devem ser geralmente evitadas:
- Seja como for - Isto significa o mesmo que "ainda assim".
Exemplo: "Seja como for, o preço é justo".
Boa produção: "No entanto, o preço é justo".
- Definitivamente - Se algo vai definitivamente acontecer, não há necessidade de o dizer.
Use antes a "vontade".
Exemplo: "Ele vai aparecer definitivamente".
Boa produção: "Ele vai aparecer".
- Efectivamente - Capaz de produzir o resultado desejado.
Se algo foi feito de forma eficaz, foi obviamente feito da forma desejada.
Exemplo: "A máquina foi efectivamente desmantelada".
Boa produção: "A máquina foi desmontada".
Nota: Quer que o seu conteúdo seja claro e informativo, mas não quer sobrecarregar o seu público com informação excessiva e acrónimos confusos.
#11 Organização pobre
Quer esteja a escrever um artigo, proposta, anúncio, ou e-mail - consistência e boa organização nos seus assuntos escritos.
Se organizar mal a sua escrita, arrisca-se a perder a atenção do seu leitor.
Utilizar as transições entre ideias para fazer um fluxo lógico de um ponto para o outro.
Exemplos de transição: "Por exemplo", "Além disso", "Por outro lado", "Ao mesmo tempo".
Uma boa organização inclui também encomendar informações do mais importante para o menos importante, ou do menos controverso para o mais controverso, etc.
Nota: Decida que informação na sua escrita comercial é crítica, desejável, e desnecessária - depois organize a sua escrita comercial em conformidade.
Utilizar AI ferramentas para evitar erros e acelerar o processo
Quer esteja a criar uma proposta, um e-mail, ou um comunicado de imprensa - há muitas coisas a considerar se quiser evitar os erros comerciais mais comuns.
Mantendo estas dicas em mente, esperamos que consiga tornar a sua escrita mais eficaz e envolvente para aumentar as suas realizações empresariais.
Lembre-se de que é essencial saber o que está a tentar alcançar com a sua escrita.
Caso contrário, as suas palavras cairão por terra - e o seu sucesso também.
Com isto em mente, a escrita empresarial pode ser um assunto difícil devido às muitas variáveis em jogo - mas não tem de ser assim.
Se quiser evitar permanentemente erros de escrita e expandir a sua eficiência criando mais tipos diferentes de conteúdos em 70% menos tempo - AI ferramentas de escrita podem ser o seu aliado perfeito.
Estas ferramentas foram concebidas para aumentar a qualidade do conteúdo, para que possa passar menos tempo a rever e mais tempo noutras tarefas que são importantes para o seu negócio.
Algumas destas ferramentas, tais como aTextCortex, utilizam um processo de aprendizagem baseado em módulos que pode fornecer resultados semelhantes aos humanos e de alta qualidade em poucos segundos.
Depois de descarregar o Chrome extensionbasta-lhe ir com uma ideia de 5 palavras, realçá-la, e carregar no botão "Long-form post ".
Escolha a saída que mais lhe convém, e o seu parágrafo está pronto.
Implementar AI ferramentas na sua rotina de escrita de negócios pode:
- Melhore as suas capacidades de escrita
- Automatizar todo o processo de escrita
- Poupe muito do seu tempo de escrita
- Tratar dos erros de escrita empresarial
- Encontre as palavras certas onde precisar delas
TextCortex pode assumir mais de 70% desse tedioso trabalho, e fazer com que as suas capacidades de escrita aumentem instantaneamente.
A melhor parte é que pode poupar o seu esforço e o seu dinheiro.
Por isso , descarregar o TextCortex Chrome extension e veja como esmaga todos aqueles erros de escrita sorrateiros e transforma todas as suas ideias em puro sucesso.
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