Con l'evolversi della tecnologia, ogni azienda nel mondo degli affari di oggi utilizza sistemi Cloud per archiviare i propri dati e documenti. Le diverse esigenze delle aziende hanno portato allo sviluppo di servizi Cloud e alla progettazione di applicazioni come le intranet utilizzate per l'archiviazione delle conoscenze. Il modo migliore per gestire e organizzare i dati e i documenti della tua azienda e per ottimizzare i flussi di lavoro dei tuoi dipendenti è rappresentato dalle basi di conoscenza. Se non ne hai ancora una, è arrivato il momento di gestire i tuoi dati attraverso le basi di conoscenza.
In questo articolo esploreremo cosa sono le basi di conoscenza ed esamineremo i tipi di basi di conoscenza.
Se sei pronto, iniziamo!
TL; DR
- Una knowledge base è una libreria online in cui puoi archiviare i tuoi dati e le tue informazioni e fornire un facile accesso a questi dati ai membri interni o esterni.
- Le basi di conoscenza offrono alle aziende vantaggi quali il reperimento rapido delle informazioni, la semplificazione del flusso di lavoro e una migliore esperienza di onboarding.
- Quando scegli un software di knowledge base, devi decidere se lo userai per scopi interni o esterni.
- Le basi di conoscenza interne sono biblioteche online a cui possono accedere e utilizzare solo i membri della tua azienda.
- Puoi utilizzare le basi di conoscenza del servizio clienti per ottenere un feedback dai clienti e migliorare la qualità dei tuoi prodotti/servizi.
- Se sei alla ricerca di un assistente di base di conoscenza alimentato dall'intelligenza artificiale, ZenoChat di TextCortex è progettato per te.
Che cos'è una Knowledge Base?
Una base di conoscenze è una libreria in cui vengono archiviati online dati individuali o aziendali. I dati della tua base di conoscenze possono provenire da qualsiasi fonte, come dipendenti, supervisori, servizio clienti e dirigenti. Tutti questi collaboratori contribuiscono alla tua base di conoscenze, permettendoti di creare un pool di dati. Una base di conoscenze può essere considerata come una qualsiasi delle seguenti:
- Domande frequenti
- Documenti
- Guide
- Registrazioni video e audio
- Wiki
- Centri di assistenza
- Sistemi di gestione della conoscenza
- Intranet
- Servizi cloud
- Fogli di calcolo
- Portali web
- Manuali

Come funzionano le basi di conoscenza?
Una base di conoscenza è un archivio in cui vengono archiviati tutti i tipi di contenuti caricati dai membri della tua azienda. I software per le basi di conoscenza sono applicazioni che facilitano il caricamento, l'organizzazione e la connessione di tutte queste conoscenze, offrendo diverse funzionalità oltre alla semplice archiviazione. Con un software di base di conoscenza, puoi archiviare PDF, documenti, video, immagini, audio e contenuti di codice e accedervi quando necessario.
Vantaggi delle basi di conoscenza
I software e le app che puoi utilizzare come basi di conoscenza hanno diversi vantaggi per aumentare l'efficienza della tua azienda e svolgere compiti specifici con grande efficacia.
- Trova le informazioni: Puoi classificare le informazioni archiviate nelle tue basi di conoscenza e trovarle rapidamente quando le cerchi in un secondo momento. Questo vantaggio è particolarmente importante per i tuoi dipendenti che possono richiamare vecchie informazioni e continuare a svolgere i loro compiti senza interruzioni.
- Onboarding: I nuovi assunti possono consultare le guide e i manuali di onboarding caricati nelle tue basi di conoscenza per adattarsi ai principi di lavoro, alla cultura lavorativa e alle mansioni della tua azienda.
- Aggiornamenti facili: Puoi utilizzare le app della tua knowledge base per aggiornare i documenti e le pagine obsolete e vecchie della tua azienda.
- Ruoli e permessi: Puoi gestire chi può accedere ai documenti e ai permessi della tua knowledge base e facilitare il flusso di lavoro dei tuoi dipendenti.
- Semplificare il flusso di lavoro: Un'applicazione di base di conoscenza di alta qualità offre soluzioni importanti come fornire risposte ai tuoi dipendenti, fornire un accesso rapido alle informazioni e aggiornare i contenuti.

Come faccio a scegliere una Knowledge Base?
La tua azienda potrebbe aver bisogno di diverse basi di conoscenza per compiti diversi. Per le varie esigenze aziendali, come l'archiviazione dei dati aziendali o il miglioramento della comunicazione interna, dovresti utilizzare applicazioni di knowledge base che offrano diverse funzionalità. Per scegliere un software di base di conoscenza, devi prima capire di che tipo di base di conoscenza hai bisogno. Diamo un'occhiata ai tipi di basi di conoscenza.
Tipi di basi di conoscenza
Le basi di conoscenza si dividono in due categorie: interne ed esterne. Le basi di conoscenza interne sono un sistema di gestione dei dati a cui possono accedere e utilizzare solo i manager della tua azienda. Le basi di conoscenza esterne rappresentano invece librerie di dati a cui possono accedere anche i clienti e i partner dell'azienda. Sia le basi di conoscenza interne che quelle esterne sono suddivise in diverse categorie.

Base di conoscenza interna
Una base di conoscenza interna è una libreria online creata da un'azienda che consente di accedere alle informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno. Puoi utilizzare le basi di conoscenza interne per rispondere alle domande più frequenti dei dipendenti, per condividere con loro le politiche e i manuali aziendali e per condividere con i tuoi dipendenti documenti come le SOP e gli elenchi di cose da fare. Mentre le basi di conoscenza interne, chiamate intranet, forniscono agli utenti solo i dati esistenti, le basi di conoscenza interne dotate di intelligenza artificiale come ZenoChat consentono ai dipendenti di elaborare i dati e creare nuove informazioni. Con le basi di conoscenza interne ottieni i seguenti vantaggi:
- Semplificare il flusso di lavoro
- Aumento della produttività
- Migliora la concentrazione dei dipendenti sui compiti
- Un migliore onboarding
- Ricerca facile e veloce delle informazioni
- Libreria di dati organizzati
Base di conoscenza in hosting
Le basi di conoscenza in hosting sono librerie online utilizzate per raccogliere e archiviare dati e informazioni sia per gli utenti interni, come i dipendenti, sia per quelli esterni, come i clienti. Le basi di conoscenza in hosting sono di due diverse categorie.
Base di conoscenza self-hosted
Le basi di conoscenza self-hosted sono quelle in cui la tua organizzazione o azienda ospita il proprio server. Questo approccio ti permette di avere un maggiore controllo sulla sicurezza, sulla privacy e sui tempi di attività, oltre che di occuparti della risoluzione di problemi ed errori.
Base di conoscenza open-source
Le basi di conoscenza open-source sono aperte a chiunque per la modifica e l'accesso e generalmente non sono gratuite. Se stai cercando una base di conoscenza che tutti i tuoi dipendenti, clienti e organizzazioni partner possano modificare, accedere e editare, prendi in considerazione la creazione di una KB open-source.
Base di conoscenza del servizio clienti
Si tratta di basi di conoscenza a cui i tuoi clienti possono accedere, utilizzare e fornire feedback sui tuoi prodotti o servizi. Poiché questi tipi di basi di conoscenza sono accessibili ai clienti, non sono adatte per archiviare dati importanti e privati. Puoi utilizzare le basi di conoscenza del servizio clienti per permettere ai tuoi clienti di commentare i tuoi prodotti e ai potenziali clienti di valutare questi commenti e decidere se acquistare i tuoi prodotti o servizi.
ZenoChat - Basi di conoscenza alimentate dall'AI
Se stai cercando una base di conoscenza interna alimentata dall'intelligenza artificiale e dotata di tecnologie come l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale e i modelli linguistici di grandi dimensioni, ZenoChat fa al caso tuo. ZenoChat è un compagno di AI che offre ai suoi utenti funzionalità di generazione di testi/codici/immagini, funzioni di ricerca sul web e gestione di basi di conoscenza in un formato conversazionale. Puoi utilizzare le basi di conoscenza di ZenoChat per categorizzare i dati, creare nuove informazioni utili dai dati esistenti e gestire i dati esistenti.
Le basi di conoscenza di ZenoChat ti permettono di caricare o collegare qualsiasi documento e dato e di generare output utilizzando tali dati. Inoltre, con le basi di conoscenza di ZenoChat, puoi caricare le tue fonti di dati come Google Drive, Microsoft OneDrive e Notion su ZenoChat con pochi semplici passaggi. Per integrare le basi di conoscenza di ZenoChat e altre funzioni AI all'avanguardia nella tua azienda e ottimizzare i flussi di lavoro dei tuoi dipendenti, ti basta:
- Crea il tuo Gratis TextCortex Conto
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- Vai all'applicazione web TextCortex
- Clicca su Basi di conoscenza nel menu a sinistra
- Creare basi di conoscenza personalizzate
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- TextCortex è stato realizzato per Kemény Boehme Consultants come soluzione per affrontare queste sfide e oggi i dipendenti riferiscono di aver aumentato l'efficienza e la produttività(risparmiando in media 3 giorni di lavoro al mese per dipendente).
- AICX, un partner dell'ecosistema di TextCortex, è stato parte integrante dell'onboarding e ha contribuito a raggiungere un tasso di attivazione del 70% del team nelle prime settimane.
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