L'invio di proposte commerciali è un peso che vi porta alle lacrime?
Se siete come la maggior parte degli uomini d'affari, inviate innumerevoli e-mail, proposte e relazioni ogni giorno, quindi il pensiero di scriverle vi rende riluttanti.
Tuttavia, elaborare le "pratiche" in termini di quantità non serve a nulla se la qualità è scadente.
Se la vostra scrittura commerciale è complessa, formale e soffocante, ciò può portare alla rottura di molti accordi commerciali.
Questo è esattamente l'opposto di ciò che si vuole ottenere e un "No Go".
Desiderate che tutti i vostri scritti commerciali portino a dei risultati, sia che si tratti di promuovere le vendite o di costruire la fiducia dei clienti.
Cosa fa di una buona scrittura aziendale e come potete assicurarvi che il vostro copy raggiunga i suoi obiettivi?
Oggi vi guideremo attraverso alcuni suggerimenti e trucchi dei migliori esperti di marketing che possono aiutarvi a evitare gli errori più comuni nella scrittura commerciale.
Seguendo questi suggerimenti potrete migliorare la vostra scrittura, avere un suono più professionale e concludere più affari di successo.
Immergiamoci! 🌊
Una buona scrittura è una scrittura efficace
Una corrispondenza efficace e consolidata con i propri lettori è una parte essenziale di qualsiasi attività di successo.
Per diventare un maestro della scrittura aziendale di successo è necessario definire una serie di obiettivi che si desidera raggiungere:
- Convincere un dirigente a investire nella vostra idea
- Per aumentare il traffico verso il vostro sito web
- Per aumentare le vendite
- Per creare contenuti che convertono
- Per far ridere qualcuno
Concentrarsi sull'obiettivo vi aiuterà a scrivere in modo chiaro e conciso, in modo che i lettori sappiano esattamente cosa devono fare dopo aver letto la vostra proposta, annuncio o e-mail.
Negli affari solo una cosa conta per i lettori, i potenziali acquirenti o i partner: rispondere alla domanda "Cosa ci guadagno?".
Per raggiungere questi obiettivi, è fondamentale evitare gli errori più comuni nella scrittura commerciale e capire come usare le parole che influenzano i lettori a compiere le azioni desiderate.
11 errori di scrittura commerciale da evitare
Ora che sappiamo come stabilire il nostro obiettivo principale nella scrittura commerciale, controlliamo cosa evitare nel processo.
Ecco il nostro elenco degli 11 errori più comuni nella scrittura aziendale e come gestirli per ottenere risultati commerciali di maggior successo.
#1 Parole o frasi che confondono
Uno degli errori più comuni commessi da chi scrive di business è quello di usare parole e frasi confuse.
Molte persone che scrivono per mestiere non pensano molto alla scelta delle parole e questo può danneggiare il loro lavoro.
Ad esempio, se state chiedendo a qualcuno di partecipare a un progetto o a una campagna, non usate la parola "richiesta", ma i verbi "chiedere" o "invitare".
Entrambe le parole hanno una connotazione più positiva rispetto a "richiesta", che può suonare burocratica.
Inoltre, evitate parole troppo descrittive come:
- Partecipa ⇒ Iscriviti
- Utilizzare ⇒ Utilizzare
- Fare uno sforzo ⇒ Provare
Verifichiamolo con esempi concreti:
Nota: Per essere efficaci nella scrittura commerciale, è importante scegliere parole e frasi che abbiano il significato più forte e non confondano i lettori.
#2 Usare un tono informale o un'eccessiva familiarità
La scrittura aziendale è spesso più formale rispetto alle e-mail di tutti i giorni ad amici, familiari e colleghi.
Questo non significa che non si possano usare contrazioni o gergo, ma un'e-mail di lavoro non è il posto giusto per essere disinvolti o per dare troppa confidenza al lettore.
Questo è il secondo errore più comune nella scrittura commerciale.
Il tono che utilizzate deve essere formale e corretto , perché non sapete mai chi leggerà la vostra e-mail.
Per esempio, se state scrivendo un'e-mail a una persona, potreste rivolgervi a lei come "Cara signora Smith" o "Cara signora Smith".
Se si tratta di una grande azienda, rivolgetevi come "Gentili Signori" o "Gentili Signore e Signori".
Se non sapete a chi rivolgervi nella vostra e-mail, prima di scriverla fate qualche ricerca sull'azienda e scoprite chi è il vostro pubblico di riferimento.
Vediamo la differenza tra scrittura formale e informale:
Ricordate sempre che l'invio di e-mail è diverso dal parlare al telefono o dall'incontrarsi di persona.
Potete anche conoscere molto bene la persona a cui state scrivendo, ma non dimenticate che state comunque corrispondendo con un capo o un cliente.
Nota: Trascurare questo fattore può portare a un'impressione sbagliata e a non ottenere i risultati desiderati.
#3 Linguaggio vago
Nella scrittura commerciale, è meglio evitare un linguaggio vago come "deve", "potrebbe" e "potrebbe".
Siate invece specifici e usate verbi che dicano come le persone stanno facendo le cose piuttosto che parole che descrivano ciò che stanno facendo.
Ad esempio, invece di dire "Dobbiamo cancellare il suo ordine", dite "Abbiamo dovuto cancellare il suo ordine".
Verifichiamo l'esempio di Walmart:
Nota: Rendete i vostri lettori consapevoli di quale sia lo stato attuale dell'azione che si sta svolgendo ed eliminate ogni dubbio da parte loro.
#4 Voce passiva
La voce passiva è un altro errore comune nella scrittura commerciale che molte persone commettono.
La voce passiva è inefficace e fastidiosa.
Fa sembrare una dichiarazione meno diretta, a volte persino meno autorevole.
La voce passiva suona come se il soggetto di una frase non compisse un'azione, ma la ricevesse da un'altra fonte.
Ad esempio: "L'articolo è stato scritto da John".
Questa frase dovrebbe essere in voce attiva perché John non si è limitato a scrivere la relazione.
Quando vi accorgete di usare la voce passiva, prendetevi un momento per riconsiderare la frase e riscriverla in modo che suoni chiara e convincente:
Passivo: Il manoscritto è stato consegnato in tempo dai nostri redattori.
Attivo: I nostri redattori hanno inviato il manoscritto in tempo.
Nota: Scrivete le frasi con voce attiva, in modo che siano più facili da leggere e il loro significato sia chiaro per il lettore. La voce attiva coinvolge il lettore ed è possibile utilizzare HemingayApp per identificare e correggere tutte le voci passive.
#5 Troppi punti esclamativi
Non usate i punti esclamativi alla fine di ogni frase solo per fare un'osservazione.
Dovreste usarli solo se volete trasmettere con forza un'idea o se volete esprimere un'estrema eccitazione.
Per esempio: "Questa è un'idea eccellente!!!", "Facciamolo!!!".
Invece di usare punti esclamativi , iniziate a usare numeri, fatti interessanti o statistiche per aggiungere credibilità alle vostre argomentazioni.
Ad esempio:
"Utilizzando il nostro software è possibile velocizzare il lavoro fino al 65% e semplificare il processo di calcolo".
Ecco un esempio di come far valere le proprie ragioni utilizzando fatti che vendono:
Nota: Per aumentare la vostra credibilità e sembrare più convincenti, evitate i punti esclamativi e dimostrate le vostre affermazioni con i fatti.
#6 errori di ortografia e grammatica
È difficile da credere, ma alcune persone commettono ancora errori di ortografia e grammatica quando scrivono.
La soluzione è semplice: leggere a prova di errore!
Ecco alcuni consigli su come essere sempre all'avanguardia per quanto riguarda gli errori di ortografia e grammatica:
- Prendete il tempo necessario per trovare gli errori nella vostra scrittura
- Chiedete a qualcun altro di ricontrollare le vostre e-mail prima di inviarle.
- Leggete i vostri contenuti ad alta voce
- Utilizzare strumenti di correzione delle bozze come Grammarly
Sarebbe un vero peccato se qualcuno decidesse di accantonare la vostra offerta solo perché non avete esaminato attentamente la vostra proposta prima di inviarla.
Nota: Quando inviate le e-mail, non dimenticate che gli errori di ortografia sono spesso legati al phishing.
Non trascurate questo errore solo perché è semplice e stupido da commettere.
#7 Struttura e flusso di idee poco chiari
Molte aziende commettono questo errore comune nella scrittura: non si prendono il tempo di pianificare il messaggio prima di scriverlo.
Si presume che, solo perché si sa cosa si vuole dire, anche il lettore capirà il loro significato.
Vediamo questo esempio: "In questa relazione, discuteremo diverse questioni riguardanti l'argomento in questione".
Questa frase non chiarisce quale sia l'argomento.
Un altro esempio è: "Il nostro team è stato in grado di portare a termine il nostro compito rispettando i tempi e il budget, ma ci sono ancora alcune preoccupazioni su come sono stati svolti i compiti. In questo rapporto discuteremo di tali preoccupazioni e formuleremo raccomandazioni su come affrontarle in futuro".
È difficile capire come queste due affermazioni siano collegate o se ci siano preoccupazioni per questi compiti completati.
Il lettore deve seguire il vostro ragionamento: sostenetelo con un flusso pulito e un messaggio chiaro.
Ecco alcune idee su come raggiungere questo obiettivo:
- Fornire un chiaro riassunto della discussione con punti elenco.
- Scrivere paragrafi che contengano problemi e potenziali soluzioni
- Mantenere il concetto conciso, puntuale e diretto.
Ecco un esempio di buona scrittura aziendale:
Nota: Spiegate ai vostri lettori perché state dando un determinato suggerimento o raccomandazione, passo dopo passo. In questo modo "suonerete" più professionali e guadagnerete la fiducia del lettore.
#8 Non considerare il punto di vista del lettore
Non fare ricerche sul proprio pubblico di riferimento è un "peccato mortale".
Non ci si può aspettare alcun progresso positivo nella propria attività se non si segue il processo naturale della catena della domanda e dell'offerta.
Una cosa è certa: non si può vendere un trapano a un'anziana nonna che si appoggia ai biscotti per tutta la vita, giusto?
È importante analizzare il proprio pubblico prima di iniziare a scrivere qualsiasi tipo di contenuto.
Chiedetevi:
- Chi leggerà i miei contenuti?
- Cosa so di loro?
- Quali sono le loro esigenze?
- Cosa li impressionerà o li sconvolgerà?
Incorporate questo suggerimento nella vostra scrittura per attirare il giusto gruppo di persone per la vostra attività.
Nota: Se volete che i vostri contenuti siano efficaci, rivolgetevi al vostro pubblico e assicuratevi di soddisfare le sue esigenze.
#9 Non ci sono abbastanza informazioni
Non fornire informazioni di base adeguate significa scrivere in modo pigro.
Ciò include l'omissione di fatti necessari per la comprensione dell'argomento e l'assenza di prove sufficienti a sostenere un'argomentazione, un prodotto o una proposta.
Per esempio, supponiamo che stiate scrivendo un articolo sul perché gli studenti universitari dovrebbero vivere a casa invece che in un dormitorio del campus.
In questo caso, è necessario fornire ai lettori informazioni di base sull'università e sulla vita nei dormitori.
In questo modo, non dovrete spiegare tutto da zero o, peggio ancora, costringere i vostri lettori a cercare le risposte altrove.
Invece, iniziate ogni paragrafo con una frase di argomento che indichi chiaramente il tema del paragrafo.
Nota: Mantenete ogni frase focalizzata su un'idea, in modo che il lettore possa seguirla facilmente.
#10 Troppo linguaggio tecnico
La scrittura commerciale a volte può essere piena di parole d'ordine e acronimi specifici del settore.
Sebbene questi termini siano talvolta inevitabili e possano essere utili come stenografia, spesso indicano un pensiero pigro o poco chiaro.
La scrittura commerciale deve essere il più possibile semplice e diretta.
Non utilizzate un linguaggio tecnico a meno che il vostro pubblico non lo capisca e lo apprezzi.
Di seguito sono elencate alcune parole del linguaggio tecnico comunemente utilizzate nella scrittura commerciale che dovrebbero essere generalmente evitate:
- Be That As It May - Significa lo stesso di "tuttavia".
Esempio: "Sia come sia, il prezzo è giusto".
Buona produzione: "Tuttavia, il prezzo è giusto".
- Sicuramente - Se qualcosa sta per accadere, non c'è bisogno di dirlo.
Usare invece "volontà".
Esempio: "Si presenterà sicuramente".
Buona uscita: "Si presenterà".
- Efficacemente - Capace di produrre il risultato desiderato.
Se qualcosa è stato fatto in modo efficace, evidentemente è stato fatto nel modo desiderato.
Esempio: "La macchina è stata effettivamente smantellata".
Buona produzione: "La macchina è stata smontata".
Nota: I contenuti devono essere chiari e informativi, ma non devono sommergere il pubblico con informazioni eccessive e acronimi confusi.
#11 Scarsa organizzazione
Che si tratti di un articolo, di una proposta, di un annuncio o di un'e-mail, la coerenza e la buona organizzazione della scrittura sono importanti.
Se si organizza male la scrittura, si rischia di perdere l'attenzione del lettore.
Utilizzate le transizioni tra le idee per creare un flusso logico da un punto all'altro.
Esempi di transizione: "Per esempio", "Inoltre", "D'altra parte", "Allo stesso tempo".
Una buona organizzazione prevede anche di ordinare le informazioni dalla più importante alla meno importante, o dalla meno controversa alla più controversa, ecc.
Nota: Decidete quali sono le informazioni critiche, auspicabili e non necessarie nella vostra scrittura aziendale, quindi organizzate la vostra scrittura aziendale di conseguenza.
Utilizzate gli strumenti di AI per evitare errori e velocizzare il processo
Che si tratti di una proposta, di un'e-mail o di un comunicato stampa, ci sono molti aspetti da considerare per evitare gli errori commerciali più comuni.
Tenendo a mente questi suggerimenti, ci auguriamo che possiate rendere la vostra scrittura più efficace e coinvolgente per incrementare i vostri risultati commerciali.
Ricordate che è essenziale sapere cosa state cercando di ottenere con la vostra scrittura.
Altrimenti, le vostre parole cadranno nel vuoto, e così il vostro successo.
Per questo motivo, la scrittura aziendale può essere un argomento difficile a causa delle numerose variabili in gioco, ma non deve essere così.
Se volete evitare definitivamente gli errori di scrittura e aumentare la vostra efficienza creando più tipi di contenuti diversi nel 70% del tempo in meno, gli strumenti di scrittura di AI possono essere i vostri alleati perfetti.
Questi strumenti sono progettati per aumentare la qualità dei contenuti, in modo da poter dedicare meno tempo alla correzione delle bozze e più tempo ad altre attività importanti per la vostra azienda.
Alcuni di questi strumenti, comeTextCortex, utilizzano un processo di apprendimento basato su moduli in grado di fornire risultati di qualità simile a quella umana in pochi secondi.
Dopo aver scaricato il file Chrome extensionè sufficiente scegliere un'idea di 5 parole, evidenziarla e premere il pulsante "Long-form post".
Scegliete l'output che fa per voi e il vostro paragrafo è pronto.
Implementare gli strumenti di AI nella vostra routine di scrittura aziendale può essere utile:
- Migliorare le capacità di scrittura
- Automatizzare l'intero processo di scrittura
- Risparmiare molto tempo per la scrittura
- Cura degli errori di scrittura commerciale
- Trovare le parole giuste quando servono
TextCortex può eliminare il 70% di questo noioso lavoro e far sì che le vostre capacità di scrittura aumentino all'istante.
La cosa migliore è che può farvi risparmiare fatica e denaro.
So , scaricate il TextCortex Chrome extension e guardate come distrugge tutti i subdoli errori di scrittura e trasforma ogni vostra idea in un puro successo.
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