5 tipos de bases de conocimiento para organizar tu empresa

A medida que evoluciona la tecnología, todas las empresas del mundo empresarial actual utilizan sistemas en la Nube para almacenar sus datos y documentos. Las diversas necesidades de las empresas han llevado al desarrollo de servicios en la Nube y al diseño de aplicaciones como las intranets utilizadas para el almacenamiento de conocimientos. La mejor forma de gestionar y organizar los datos y documentos de tu empresa, y de agilizar los flujos de trabajo de tus empleados, es mediante las bases de conocimiento. Si aún no tienes una, es hora de gestionar tus datos mediante bases de conocimiento.

En este artículo exploraremos qué son las bases de conocimiento y examinaremos los tipos de bases de conocimiento.

Si estás preparado, ¡empecemos!

TL; DR

• Una base de conocimientos es una biblioteca en línea donde puedes almacenar tus datos e información y facilitar el acceso a estos datos a miembros internos o externos.
• Las bases de conocimiento ofrecen a las empresas ventajas como la búsqueda rápida de información, la agilización del flujo de trabajo y una mejor experiencia de incorporación.
• Al elegir un software de base de conocimientos, tienes que decidir si lo vas a utilizar para fines internos o externos.
• Las bases de conocimiento internas son bibliotecas en línea a las que sólo pueden acceder y utilizar los miembros de tu empresa.
• Puedes utilizar las bases de conocimiento del servicio de atención al cliente para obtener opiniones de los clientes y mejorar la calidad de tu producto/servicio.
• Si buscas un asistente de base de conocimientos potenciado por IA, ZenoChat de TextCortex está diseñado para ti.

¿Qué es una Base de Conocimientos?

Una base de conocimientos es una biblioteca donde almacenas en línea datos individuales o de la empresa. Los datos de tu base de conocimientos pueden proceder de cualquier fuente, como empleados, supervisores, servicio al cliente y dirigentes. Todos estos colaboradores contribuyen a tu base de conocimientos, lo que te permite crear un conjunto de datos. Cualquiera de los siguientes elementos puede considerarse una base de conocimientos:

• Preguntas frecuentes
• PDFs
• Documentos
• Guías
• Grabaciones de vídeo y audio
• Wikis
• Centros de ayuda
• Sistemas de gestión del conocimiento
• Intranets
• Servicios en la nube
• Hojas de cálculo
• Portales web
• Manuales

¿Cómo funcionan las bases de conocimientos?

Una base de conocimientos es un repositorio donde se almacena cualquier tipo de contenido subido por los miembros de tu empresa. El software de base de conocimientos son aplicaciones que facilitan la carga, organización y conexión de todo este conocimiento, ofreciendo diversas funciones más allá del mero almacenamiento. Con un software de base de conocimientos, puedes almacenar PDF, documentos, vídeos, imágenes, audio y contenido de código, y acceder a ellos siempre que lo necesites.

Beneficios de las Bases de Conocimiento

El software y las apps que puedes utilizar como bases de conocimiento tienen varias ventajas para aumentar la eficiencia de tu empresa y realizar tareas específicas con gran eficacia.

• Encontrar información: Puedes categorizar la información que almacenas en tus bases de conocimiento y encontrarla rápidamente cuando la busques más tarde. Esta ventaja es especialmente importante para que tus empleados recuerden información antigua y continúen sus tareas sin interrupción.
• Incorporación: Los nuevos empleados pueden revisar las guías y manuales de incorporación que subas a tus bases de conocimiento para adaptarse a los principios de trabajo, la cultura laboral y las tareas de tu empresa.
• Actualizaciones sencillas: Puedes utilizar tus aplicaciones de base de conocimientos para actualizar los documentos y páginas obsoletos y antiguos de tu empresa.
• Roles y Permisos: Puedes gestionar quién puede acceder a los documentos y permisos de tu base de conocimientos y facilitar el flujo de trabajo de tus empleados.
• Agiliza el flujo de trabajo: Una aplicación de base de conocimientos de alta calidad ofrece soluciones importantes, como dar respuestas a tus empleados, proporcionar un acceso rápido a la información y actualizar el contenido.

¿Cómo elijo una Base de Conocimientos?

Tu empresa puede necesitar distintas bases de conocimiento para distintas tareas. Para las distintas necesidades de la empresa, como almacenar datos de la empresa o mejorar la comunicación interna, debes utilizar aplicaciones de base de conocimientos que ofrezcan distintas funciones. Para elegir un software de base de conocimientos, primero tienes que entender qué tipo de base de conocimientos necesitas. Veamos los tipos de bases de conocimiento.

Tipos de bases de conocimiento

Las bases de conocimiento tienen básicamente dos categorías diferentes: internas y externas. El software de base de conocimientos interna es un sistema de gestión de datos al que sólo pueden acceder y utilizar los directivos de tu empresa. El software de base de conocimientos externa representa bibliotecas de datos a las que también pueden acceder tus clientes y socios de la empresa. Tanto el software de base de conocimientos interna como el externa se dividen en diferentes categorías.

Base de conocimientos interna

Una base de conocimientos interna es una biblioteca en línea creada por una empresa que proporciona acceso a la información que necesitan los empleados. Puedes utilizar las bases de conocimiento internas para responder a las preguntas más frecuentes de los empleados, para compartir con ellos las políticas y manuales de la empresa, y para compartir con tus empleados documentos como PNT y listas de tareas. Mientras que las bases de conocimiento internas, llamadas intranets, sólo proporcionan a los usuarios los datos existentes, las bases de conocimiento internas impulsadas por IA, como ZenoChat, permiten a los empleados procesar datos y crear nueva información. Con las bases de conocimiento internas, obtienes las siguientes ventajas:

• Agiliza el flujo de trabajo
• Aumento de la productividad
• Mejor concentración de los empleados en las tareas
• Mejor incorporación
• Búsqueda de información fácil y rápida
• Biblioteca de datos organizada

Base de conocimientos alojada

Las bases de conocimiento alojadas son bibliotecas en línea que se utilizan para recopilar y almacenar datos e información tanto para colaboradores internos, como empleados, como externos, como clientes. Las bases de conocimiento alojadas se dividen en dos categorías.

Base de conocimientos autoalojada

Las bases de conocimiento autoalojadas son aquellas en las que tu organización o empresa aloja su propio servidor. Este enfoque te da más control sobre la seguridad, la privacidad y el tiempo de actividad, a la vez que te permite encargarte de solucionar problemas y errores.

Base de conocimientos de código abierto

Las bases de conocimiento de código abierto están abiertas a que cualquiera pueda editarlas y acceder a ellas, y generalmente no son de uso gratuito. Si buscas una base de conocimientos que todos tus empleados, clientes y organizaciones asociadas puedan editar, acceder y modificar, considera la posibilidad de crear una KB de código abierto.

Base de conocimientos del Servicio de Atención al Cliente

Se trata de bases de conocimiento a las que tus clientes pueden acceder y utilizar, y que les permiten opinar sobre tus productos o servicios. Dado que este tipo de bases de conocimiento son accesibles a los clientes, no son adecuadas para almacenar datos importantes y privados. Puedes utilizar bases de conocimiento de atención al cliente para que tus clientes hagan comentarios sobre tus productos y para que los clientes potenciales evalúen estos comentarios y decidan si compran tus productos o servicios.

ZenoChat - Bases de conocimiento potenciadas por IA

Si buscas una base de conocimientos interna potenciada por la IA y equipada con tecnologías como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y grandes modelos lingüísticos, ZenoChat está diseñado para ti. ZenoChat es un compañero de IA que ofrece a sus usuarios capacidades de generación de texto/código/imagen de IA, función de búsqueda web y gestión de bases de conocimiento en un formato conversacional. Puedes utilizar las bases de conocimientos de ZenoChat para categorizar datos, crear información nueva y perspicaz a partir de los datos existentes y gestionar los datos existentes.

Las bases de conocimiento de ZenoChat te permiten subir o conectar cualquier documento y datos y generar resultados con ellos. Es más, con las bases de conocimiento de ZenoChat, puedes subir tus fuentes de datos como Google Drive, Microsoft OneDrive y Notion a ZenoChat con unos sencillos pasos. Para integrar las bases de conocimiento de ZenoChat y otras funciones de IA de vanguardia en tu empresa y agilizar los flujos de trabajo de tus empleados, sólo tienes que:

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