Cómo utilizar la IA en la contratación pública: Automatizar los flujos de trabajo con Inteligencia Artificial

Las compras siempre han sido una de las funciones que más datos manejan en cualquier empresa, y una de las menos aprovechadas por la tecnología. Pero eso está cambiando rápidamente. Según McKinsey, la automatización basada en la inteligencia artificial podría aumentar la eficiencia de las operaciones de compras entre un 25 % y un 40 %, y las empresas ya gestionan un 50 % más de gasto por empleado que hace cinco años.¹

En este artículo, veremos cómo se aplica la IA a cada tipo de actividad de compras y las ventajas concretas que las empresas ya están obteniendo.

En resumen: La IA mejora la gestión de compras mediante el análisis automatizado del gasto, la previsión predictiva de la demanda, la selección inteligente de proveedores, la gestión de contratos y la supervisión de riesgos. Un estudio de BCG muestra que la IA puede agilizar el trabajo manual de compras hasta en un 30 % y reducir los costes generales entre un 15 % y un 45 %. El 64 % de los responsables de compras espera que la IA transforme sus funciones en un plazo de 5 años (Hackett Group 2025). TextCortex los equipos de compras TextCortex crear flujos de trabajo de IA basados en sus propios datos de contratos, proveedores y solicitudes de oferta.

¿Qué es la contratación pública?

Las compras son una función empresarial fundamental que abarca el proceso de búsqueda, adquisición y gestión de bienes, servicios u obras de proveedores externos. Se trata de un enfoque estratégico de la gestión de la cadena de suministro que va más allá de la simple compra.

Tipos de actividades de contratación pública

Las actividades de contratación se dividen en varias categorías, cada una con objetivos distintos:

Contratación estratégica

La gestión estratégica de compras se centra en la planificación a largo plazo y en el establecimiento de relaciones. Implica alinear las actividades de compras con los objetivos generales de la empresa, evaluar a los posibles proveedores y fomentar las colaboraciones con los proveedores clave.

Adquisiciones operativas

El departamento de compras operativas se encarga de las actividades diarias relacionadas con las compras: realizar pedidos, gestionar el proceso de compra, supervisar los acuerdos con los proveedores y garantizar que los bienes o servicios recibidos cumplan con los estándares de calidad establecidos.

Aprovisionamiento táctico

La gestión táctica de compras tiene como objetivo maximizar el valor en cada transacción. Implica negociar condiciones y precios favorables con los proveedores e identificar continuamente oportunidades para ahorrar costes.

Gestión de riesgos

Este tipo de contratación tiene como objetivo proteger a la organización frente a las interrupciones en la cadena de suministro. Implica identificar y mitigar los riesgos, así como garantizar el cumplimiento de las directrices legales, éticas y organizativas a lo largo de todo el proceso de contratación.

Contratación sostenible

La contratación sostenible se centra en el impacto general de las decisiones de compra. Garantiza que los proveedores cumplan con las normas éticas y da prioridad a los productos y prácticas respetuosos con el medio ambiente.

El papel de la IA en las compras

Las compras han pasado de ser una función puramente transaccional a convertirse en un motor clave de la estrategia empresarial. La IA hace que este cambio sea medible, y no solo una aspiración. A continuación te contamos cómo las empresas están aplicando la IA en el ámbito de las compras hoy en día.

Análisis automatizado de gastos

La IA analiza rápidamente grandes cantidades de datos de compras, clasificando los gastos, identificando patrones y señalando áreas en las que se pueden ahorrar costes. Un proceso que antes llevaba semanas se puede completar en cuestión de horas. Según un estudio de BCG, la IA puede reducir los costes generales de compras entre un 15 % y un 45 %.²

Análisis predictivo para la previsión de la demanda

Los algoritmos de IA predicen la demanda futura basándose en datos históricos, tendencias de mercado y factores externos, lo que ayuda a las empresas a optimizar sus niveles de inventario y a negociar mejor con los proveedores antes de que se produzcan picos de demanda.

Selección inteligente de proveedores

La IA evalúa a los proveedores según varios criterios a la vez: precio, calidad, plazos de entrega y factores de riesgo. Además, supervisa constantemente el rendimiento de los proveedores, lo que te da información en tiempo real para tomar decisiones, en lugar de depender de revisiones trimestrales.

Gestión y análisis de contratos

La IA revisa los contratos, extrae información clave, identifica riesgos y garantiza el cumplimiento normativo. La implementación de la IA ha reducido la duración del ciclo de vida de los contratos en un 39 % y ha aumentado la productividad en un 44 %, y las organizaciones que utilizan la IA en la gestión de contratos informan de un ahorro de costes del 31 %.³

Chatbots para compras

Los chatbots basados en IA se encargan de las consultas rutinarias sobre compras, lo que libera al personal humano para que se dedique a tareas más estratégicas. Ayudan con las consultas sobre el estado de los pedidos, la incorporación de proveedores y la resolución de problemas básicos, y están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en todas las zonas horarias.

Seguimiento de riesgos

La IA supervisa constantemente los factores de riesgo a lo largo de toda la cadena de suministro, desde cuestiones geopolíticas hasta la inestabilidad financiera de los proveedores, lo que permite una mitigación proactiva en lugar de un control reactivo de los daños una vez que se producen las interrupciones.

Contratación sostenible

La IA realiza un seguimiento y analiza los indicadores de sostenibilidad, garantizando que las decisiones de compra se ajusten a los objetivos de responsabilidad medioambiental y social de la empresa, y ayudando a los equipos a cumplir con unos requisitos normativos cada vez más estrictos.

Ventajas de la IA en la contratación pública

Esto es lo que las empresas analizan tras implementar la IA en las funciones de compras:

• Mayor eficiencia: la IA automatiza tareas que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos, la tramitación de pedidos y la comunicación con los proveedores, lo que libera a los equipos para que se dediquen a tareas estratégicas.
• Ahorro de costes: Los análisis avanzados y los modelos predictivos identifican oportunidades de ahorro, optimizan los precios y reducen los gastos no autorizados.
• Mayor precisión: la IA minimiza los errores humanos en la introducción de datos, los cálculos y el análisis, lo que reduce el riesgo de cometer errores costosos.
• Información en tiempo real: los sistemas basados en inteligencia artificial procesan continuamente grandes cantidades de datos, lo que permite obtener información actualizada al minuto sobre las tendencias del mercado, el rendimiento de los proveedores y los patrones de gasto.
• Mejor gestión de proveedores: la IA evalúa y clasifica a los proveedores de forma objetiva según múltiples criterios, lo que mejora la selección y la gestión continua de las relaciones.
• Gestión de riesgos: la IA supervisa constantemente los factores de riesgo de la cadena de suministro y avisa a los equipos de compras de posibles interrupciones antes de que se produzcan.
• Mayor cumplimiento normativo: los sistemas de IA detectan automáticamente las acciones que incumplen las normas, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa, las regulaciones del sector y los requisitos legales.
• Mejora de las previsiones: al analizar los datos históricos y las tendencias del mercado, la IA ofrece previsiones de demanda más precisas, lo que reduce los costes de inventario y las interrupciones en el suministro.
• Mayor transparencia: los análisis basados en IA ofrecen una visión clara de todo el proceso de contratación, lo que facilita la identificación y la resolución de ineficiencias.
• Contratación pública sostenible: la IA realiza un seguimiento de los indicadores de sostenibilidad, lo que facilita la toma de decisiones de contratación responsables desde el punto de vista medioambiental y social a gran escala.

TextCortex equipos de compras

TextCortex una plataforma de IA empresarial con sede en la UE que ayuda a los equipos de compras a crear flujos de trabajo de IA a partir de sus propios datos sobre contratos, proveedores, solicitudes de oferta y gastos. Los equipos pueden consultar la documentación interna en lenguaje natural, automatizar la redacción de comunicaciones rutinarias y analizar los datos de los proveedores sin necesidad de modificar sus sistemas actuales.

Flujos de trabajo automatizados de compras

La función «Flows» TextCortex permite a los equipos de compras crear flujos de trabajo automatizados para tareas habituales: análisis de solicitudes de oferta, redacción de comunicaciones con proveedores, gestión de la revisión de contratos y generación de informes de gastos. Templates lo que debe hacer la IA e incluyen campos de entrada dinámicos para cada nueva tarea.

Una vez que hayas creado un flujo de trabajo, podrás reutilizarlo en todo tu equipo. Ve a la Templates dentro de «Personalizaciones» y haz clic en «Crear nueva plantilla». Rellena el campo de descripción de la plantilla, define qué debe hacer la IA y configura los campos de entrada dinámicos que se completarán en cada nueva interacción.

Ver resultados de Atares, que utiliza TextCortex reducir la carga de trabajo operativa:

• 20 horas semanales de ahorro en tiempo operativo tras la implementación
• Menos tiempo dedicado a la redacción manual de documentos, los seguimientos y la búsqueda de información
• Equipos capaces de dedicar tiempo a las relaciones estratégicas con los proveedores y a las iniciativas de reducción de costes

TextCortex las certificaciones ISO 27001 y SOC 2, cumple plenamente con el RGPD y la Ley de IA de la UE, y presta servicio a clientes de las listas Fortune 500 y DAX 40 en todo el mundo. Regístrate y descubre el futuro de las compras impulsadas por la IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se usa la IA en las compras?

La IA se utiliza en el ámbito de las compras para el análisis automatizado del gasto, la previsión de la demanda, la evaluación y el seguimiento de proveedores, la revisión y gestión de contratos, el análisis de solicitudes de oferta, el control de riesgos y la gestión de consultas mediante chatbots. El retorno de la inversión más inmediato suele provenir de la automatización de la clasificación del gasto y el análisis de contratos, donde los procesos manuales requieren mucho tiempo y son propensos a errores.

¿Qué ventajas ofrece la IA en el ámbito de las compras?

Un estudio de BCG muestra que la IA puede agilizar las tareas manuales de contratación en hasta un 30 % y reducir los costes generales entre un 15 % y un 45 %. Las empresas que usan IA en la gestión de contratos dicen que ahorran un 31 % en costes y que los ciclos de vida de los contratos se acortan un 39 %. Un estudio de McKinsey para 2025 prevé que la IA podría hacer que las operaciones de compras sean entre un 25 % y un 40 % más eficientes. The Hackett Group descubrió que los primeros en adoptarla ya están logrando mejoras de productividad del 25 % o más.

¿Qué es el análisis automatizado de gastos?

El análisis automatizado del gasto utiliza la inteligencia artificial para clasificar los datos de gasto en compras, identificar patrones de gasto, señalar anomalías y detectar oportunidades de ahorro en todas las actividades de compra. Lo que antes requería semanas de análisis manual ahora se puede completar en cuestión de horas. La clasificación del gasto basada en la inteligencia artificial también mejora la calidad de los datos, lo que hace que las decisiones posteriores sean más fiables.

¿Cómo mejora la IA la gestión de proveedores?

La IA evalúa a los proveedores según varios criterios a la vez (precio, calidad, fiabilidad en las entregas, factores de riesgo) y supervisa su rendimiento de forma continua, en lugar de hacerlo en revisiones trimestrales. Detecta la inestabilidad financiera de los proveedores, los riesgos geopolíticos y el deterioro del rendimiento antes de que se conviertan en interrupciones en la cadena de suministro, lo que permite a los equipos de compras actuar de forma proactiva.

¿Puede la IA ayudar a cumplir con las normas de contratación pública?

Sí. Los sistemas de IA supervisan las actividades de compras en tiempo real para verificar que se ajusten a las políticas de la empresa, las normativas del sector y los requisitos legales, y señalan automáticamente las acciones que no cumplen con los requisitos antes de que se completen. Esto resulta especialmente útil para las empresas que operan en varias jurisdicciones con diferentes requisitos normativos.

¿Cómo dar los primeros pasos con la IA en el ámbito de las compras?

Empieza por el caso de uso que ofrezca el mayor retorno de la inversión inmediato para tu equipo: normalmente, el análisis de gastos, la revisión de contratos o la tramitación de solicitudes de oferta. Conecta tus fuentes de datos actuales (contratos, registros de proveedores, datos históricos de gastos) a una plataforma de IA e implementa un flujo de trabajo específico antes de ampliarlo. TextCortex a SharePoint, Google Drive, OneDrive y Notion una integración de un solo clic, lo que te permite empezar sin tener que reestructurar los sistemas actuales.

¹ McKinsey. «Transformar las funciones de compras para un mundo impulsado por la IA». 2025. mckinsey.com

² BCG. «La IA general en las compras: de la moda a la reducción de costes en los resultados». Abril de 2025. bcg.com

³ Fynk / Concord. «Estadísticas sobre la IA en la gestión de contratos». 2025. concord.app