La inteligencia artificial está remodelando el panorama de las operaciones empresariales, y el aprovisionamiento no es una excepción. Desde la automatización de tareas rutinarias hasta la aportación de profundos conocimientos analíticos, la IA está revolucionando la forma en que las empresas abordan sus procesos de adquisición.

En este artículo, exploraremos las aplicaciones innovadoras de la IA en la contratación, destacando cómo puede mejorar la eficiencia, reducir los costes e impulsar la toma de decisiones estratégicas.

Sigue leyendo para saber cómo aprovechar el poder de la IA para optimizar tu cadena de suministro y mejorar tu cuenta de resultados.

¿Qué es la contratación?

La contratación es una función empresarial vital que implica el proceso de aprovisionamiento, adquisición y gestión de bienes, servicios u obras de proveedores externos.

Es un enfoque estratégico de la gestión de la cadena de suministro que va más allá de la simple compra.

Aspectos clave

Las actividades de adquisición pueden clasificarse en varios tipos:

cómo utilizar la IA en la contratación pública

Contratación estratégica

Este tipo se centra en la planificación a largo plazo y la creación de relaciones. Implica alinear las actividades de adquisición con los objetivos empresariales generales, investigar y evaluar a los posibles proveedores y cultivar asociaciones duraderas con los vendedores clave.

Adquisiciones operativas

El aprovisionamiento operativo se ocupa de las actividades cotidianas de compra. Incluye hacer pedidos, gestionar el proceso de compra, supervisar los acuerdos con los proveedores y garantizar que los bienes o servicios recibidos cumplen las normas de calidad especificadas.

Aprovisionamiento táctico

La contratación táctica se ocupa de maximizar el valor en cada transacción. Implica negociar condiciones y precios favorables con los proveedores y trabajar continuamente para optimizar el gasto e identificar oportunidades de ahorro de costes.

Gestión de riesgos

Este tipo de actividad de aprovisionamiento pretende proteger a la organización de posibles interrupciones de la cadena de suministro. Incluye identificar y mitigar los riesgos, así como garantizar el cumplimiento de las directrices legales, éticas y organizativas durante todo el proceso de adquisición.

Contratación sostenible

La contratación sostenible se centra en el impacto más amplio de las decisiones de compra. Garantiza que los proveedores cumplan normas éticas y da prioridad a los productos y prácticas respetuosos con el medio ambiente en el proceso de adquisición.

¿Cuál es el papel de la IA en la contratación?

A medida que las empresas se enfrentan a una presión creciente para optimizar sus operaciones, el aprovisionamiento ha pasado de ser una función puramente transaccional a convertirse en un motor clave de la estrategia empresarial. Esta evolución ha allanado el camino para que tecnologías innovadoras como la IA desempeñen un papel transformador en la modernización de las prácticas de aprovisionamiento en todos estos tipos de actividades.

He aquí varias formas en que las empresas pueden aprovechar la IA en sus funciones de aprovisionamiento:

Análisis automatizado de gastos

La IA puede analizar rápidamente grandes cantidades de datos de adquisiciones, categorizando el gasto, identificando patrones y destacando áreas para posibles ahorros de costes. Este proceso, que podría llevar semanas manualmente, puede completarse en horas con la IA.

Análisis predictivo para la previsión de la demanda

Los algoritmos de IA pueden predecir la demanda futura basándose en datos históricos, tendencias del mercado y factores externos.

Esto ayuda a las empresas a optimizar los niveles de inventario y a negociar mejor con los proveedores.

Selección inteligente de proveedores

La IA puede evaluar a los proveedores basándose en múltiples criterios, como el precio, la calidad, el plazo de entrega y los factores de riesgo. También puede supervisar continuamente el rendimiento de los proveedores, proporcionando información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

Gestión y análisis de contratos

Las herramientas potenciadas por IA pueden revisar los contratos, extraer información clave, identificar riesgos y garantizar el cumplimiento. También pueden sugerir optimizaciones basadas en el rendimiento histórico de los contratos.

Chatbots para consultas sobre adquisiciones

Los chatbots basados en IA pueden gestionar las consultas rutinarias sobre adquisiciones, liberando al personal humano para tareas más estratégicas. Pueden ayudar con las consultas sobre el estado de los pedidos, la incorporación de proveedores y la resolución de problemas básicos.

Gestión de riesgos

Con la IA puedes supervisar continuamente diversos factores de riesgo en la cadena de suministro, desde cuestiones geopolíticas hasta la inestabilidad financiera de los proveedores, lo que permite mitigar los riesgos de forma proactiva.

Contratación sostenible

La IA puede ayudar a rastrear y analizar las métricas de sostenibilidad, garantizando que las decisiones de compra se alineen con los objetivos de responsabilidad medioambiental y social de una empresa.

Ventajas de la IA en la contratación pública

Incorporar la Inteligencia Artificial a los procesos de adquisición ofrece numerosas ventajas a las organizaciones. 

  • Mayor eficacia. La IA automatiza las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la introducción de datos, el procesamiento de pedidos de compra y las comunicaciones básicas con los proveedores. Esta automatización permite a los profesionales del aprovisionamiento centrarse en actividades más estratégicas y de valor añadido.
  • Ahorro de costes. Mediante análisis avanzados y modelos predictivos, la IA ayuda a identificar oportunidades de ahorro de costes, optimizar los precios y reducir el gasto inconstante. También puede ayudar en las negociaciones proporcionando información basada en datos.
  • Mayor precisión. La IA minimiza los errores humanos en la introducción de datos, los cálculos y el análisis. Esta mayor precisión conduce a una mejor toma de decisiones y reduce el riesgo de errores costosos.
  • Información en tiempo real. Los sistemas basados en IA pueden procesar y analizar grandes cantidades de datos en tiempo real, proporcionando información actualizada sobre las tendencias del mercado, el rendimiento de los proveedores y los patrones de gasto.
  • Mejor gestión de proveedores. La IA ayuda a evaluar y clasificar objetivamente a los proveedores basándose en múltiples criterios, lo que conduce a una selección de proveedores más informada y a una mejor gestión de las relaciones con los proveedores.
  • Gestión de riesgos. La IA puede supervisar continuamente diversos factores de riesgo en la cadena de suministro, alertando a los equipos de compras de posibles interrupciones antes de que se produzcan y permitiendo una gestión proactiva de los riesgos.
  • Cumplimiento mejorado. Los sistemas de IA pueden garantizar que las actividades de aprovisionamiento cumplen las políticas de la empresa, las normativas del sector y los requisitos legales, marcando automáticamente las acciones no conformes.
  • Mejora de las previsiones. Al analizar los datos históricos y las tendencias del mercado, la IA puede proporcionar previsiones de demanda más precisas, ayudando a las organizaciones a optimizar los niveles de inventario y reducir costes.
  • Mayor transparencia. Los análisis basados en IA pueden proporcionar una visión clara y completa de todo el proceso de adquisición, aumentando la transparencia y facilitando la identificación de áreas de mejora.
  • Adquisiciones sostenibles. La IA puede ayudar a rastrear y analizar las métricas de sostenibilidad, facilitando a las organizaciones la toma de decisiones de adquisición ambiental y socialmente responsables.
  • Experiencia de usuario personalizada. La IA puede proporcionar recomendaciones y conocimientos personalizados basados en el comportamiento y las preferencias de cada usuario, mejorando la experiencia general del usuario en los sistemas de adquisición.

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