Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) definen los procesos empresariales y aclaran cómo realizar una tarea con precisión y eficacia. Estos documentos agilizan los distintos departamentos de tu organización y las cadenas de producción en colaboración. Estos documentos también garantizan que los procesos lineales sean precisos en estricta sucesión y animan a los trabajadores a terminar cada tarea. Si quieres crear un PNT para tu organización y buscas un punto de partida, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo, examinaremos qué es un PNT y exploraremos el PNT gratuito templates.

¿Preparados? ¡Vamos a sumergirnos!

TL; DR

  • Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) son directrices creadas para ayudar a los empleados a realizar una tarea de forma coherente y eficaz.  
  • Redactar documentos PNT aporta ventajas como la coherencia, las normas de calidad, el ahorro de tiempo y la gestión sencilla de los empleados.  
  • Existen 4 tipos principales de PNT: paso a paso, lista de comprobación, diagrama de flujo y jerárquico.  
  • Si quieres generar POE personalizados templates, con sus múltiples LLM, su potente GAR y sus bases de conocimiento, ZenoChat está diseñado para ti.

¿Qué es un Procedimiento Normalizado de Trabajo (PNT)?

Los PNT son guías documentadas que ayudan a los empleados a completar las tareas empresariales de forma coherente y eficaz. Crean normas de calidad para tus empleados, aportan claridad al personal y reducen los errores operativos. Estos documentos son esenciales para la incorporación de empleados, la formación y la incorporación de nuevos proyectos. Crear PNT mejora la colaboración y garantiza que los nuevos empleados aprendan la cultura y las prácticas de la empresa.

Ventajas de crear un PNT

Los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) establecen una forma coherente de realizar determinados procesos para conseguir el resultado deseado.

Ventajas de crear un PNT

Los PNT ofrecen muchas ventajas tanto a las organizaciones como a las empresas. Independientemente del tamaño o el tipo de organización, todo responsable operativo debería implantar PNT para aprovechar las siguientes ventajas:

  • Coherencia
  • Mejorar la calidad
  • Ahorra tiempo
  • Simplificar la gestión de los empleados
  • Automatización
  • Gestión del conocimiento

4 tipos principales de formatos SOP

Cuando decidas crear un documento PNT, 4 tipos de PNT te ayudarán. Se incluyen 4 tipos principales de formatos de PNT:

  • PNT paso a paso: Las guías paso a paso disponen las instrucciones en orden lineal y aclaran todos los pasos cronológicamente.
  • SOP de lista de comprobación: Los SOP de lista de comprobación colocan casillas de verificación junto a cada tarea para que los empleados puedan marcar los elementos completados.
  • SOP de diagrama de flujo: Los PNT de diagrama de flujo pueden organizar todo el proceso visualizándolo y proporcionando orientación visual a los empleados sobre las tareas.
  • SOP jerárquico: Los SOP jerárquicos estructuran los procesos en varias grandes cabeceras y subtareas.

5 SOP gratuitos Templates de ZenoChat

Empezar desde cero a escribir un PNT puede ser un proceso desalentador y difícil, a menos que dispongas de una plantilla de PNT. Con SOP templates, puedes redactar rápidamente el documento SOP que necesites y ahorrar tiempo. Además, con ZenoChat, puedes generar PNT personalizados y adaptarlos a tus empleados. Echemos un vistazo más de cerca al PNT templates creado por ZenoChat.

1. Plantilla estándar de PNT de ZenoChat

[Logotipo de la empresa]
Procedimiento normalizado de trabajo (PNT)
Título: [Nombre del procedimiento]
Número del PNT: [Identificador único] Número de revisión: [Versión actual] Fecha de entrada en vigor: [Fecha en que se activa el PNT] Fecha de la última revisión: [Fecha de la última revisión] Fecha de la próxima revisión: [Fecha prevista para la próxima revisión].
  1. Objetivo [Describe brevemente el objetivo de este procedimiento]
  2. Ámbito [Define las áreas, departamentos o situaciones en las que se aplica este PNT].
  3. Responsabilidades [Enumera las funciones y sus responsabilidades en la aplicación de este PNT].
  4. Definiciones [Define los términos técnicos o acrónimos utilizados en el documento].
  5. Equipo y materiales [Enumera el equipo, las herramientas o los materiales necesarios].
  6. Precauciones de seguridad [Esboza las medidas de seguridad o el equipo de protección personal necesarios].
  7. Procedimiento 7.1 [Paso 1] 7.2 [Paso 2] 7.3 [Paso 3] ... [Proporciona instrucciones detalladas, paso a paso, del procedimiento].
  8. Control de calidad [Describe los controles o medidas de calidad para garantizar que el procedimiento se sigue correctamente].
  9. Solución de problemas [Enumera los problemas habituales que pueden surgir y cómo solucionarlos].
  10. Referencias [Enumera los documentos, normativas o recursos externos relacionados].
  11. Anexos [Incluye cualquier formulario, lista de comprobación o diagrama relevante para el procedimiento].
  12. Historial de revisiones [Seguimiento de los cambios realizados en el PNT a lo largo del tiempo].
Aprobado por: [Nombre y cargo del aprobador] Firma: Fecha: [Fecha de aprobación]

2. Plantilla de PNT de RRHH

Procedimiento operativo estándar de Recursos Humanos [Nombre de la empresa
Título: [Nombre específico del proceso o procedimiento de RR.HH.] Número del PNT: [Identificador único de este PNT] Fecha de entrada en vigor: [Fecha en que el PNT pasa a estar activo] Fecha de revisión: [Fecha de la última revisión, si procede] Aprobado por: [Nombre y cargo de la autoridad de aprobación]
  1. Objetivo [Explica brevemente el objetivo de este PNT].
  2. Ámbito de aplicación [Define a quién se aplica este PNT y en qué circunstancias].
  3. Definiciones [Enumera y define los términos o acrónimos clave utilizados en el PNT].
  4. Responsabilidades [Describe las funciones y responsabilidades de las personas implicadas en este procedimiento].
  5. Procedimiento [Proporciona instrucciones paso a paso para completar el proceso. Utiliza subsecciones si es necesario] 5.1 [Paso 1] 5.2 [Paso 2] 5.3 [Paso 3] ...
  6. Documentos relacionados [Enumera los formularios, políticas u otros documentos a los que se haga referencia o que sean relevantes para este PNT].
  7. Cumplimiento [Describe cualquier requisito legal o reglamentario que este PNT ayude a cumplir].
  8. Excepciones [Esboza las circunstancias en las que pueden hacerse excepciones a este procedimiento y cómo deben tratarse].
  9. Revisión y revisión [Especifica con qué frecuencia debe revisarse este PNT y el proceso para realizar revisiones].
  10. Apéndices [Incluye cualquier información adicional, gráficos o formularios que apoyen este PNT].
Firma: Fecha: [Nombre y cargo del Director de RRHH o autoridad competente].

3. Plantilla de PNT de Marketing

  • Finalidad [Explica brevemente la finalidad de este PNT y su importancia para el departamento de marketing].
  • Ámbito de aplicación [Define lo que cubre este PNT y cualquier limitación].
  • Responsabilidades [Enumera las funciones y sus responsabilidades en la aplicación de este PNT].
  • Definiciones [Define los términos técnicos o acrónimos utilizados en el PNT].
  • Procedimiento
    • Planificación [Esboza los pasos para la planificación de marketing, incluyendo: - Estudio de mercado - Fijación de objetivos - Asignación presupuestaria - Identificación del público objetivo].
    • Creación de contenidos [Detalla el proceso de creación de contenidos de marketing, como: - Lluvia de ideas - Creación de borradores - Proceso de revisión y aprobación - Edición final y formateo].
    • Selección de canales [Describe cómo elegir los canales de marketing adecuados, incluyendo: - Evaluación de la eficacia de los canales - Presencia de la audiencia en diferentes plataformas - Consideraciones presupuestarias].
    • Ejecución de la campaña [Proporciona instrucciones paso a paso para lanzar una campaña de marketing, incluyendo: - Configurar el seguimiento y los análisis - Programar publicaciones o anuncios - Coordinarse con los miembros del equipo - Lanzar la campaña].
    • Seguimiento e informes [Explica el proceso de seguimiento del rendimiento de la campaña, incluyendo: - Indicadores clave de rendimiento (KPI) a controlar - Frecuencia de los informes - Herramientas utilizadas para el análisis - Creación y distribución de informes].
    • Optimización [Describe cómo utilizar los datos para mejorar futuras campañas, incluyendo: - Análisis de resultados - Identificación de áreas de mejora - Aplicación de cambios - Pruebas A/B].
  • Control de calidad [Esboza las medidas de control de calidad para garantizar la coherencia y la eficacia].
  • Documentos relacionados [Enumera los PNT, directrices o templates relacionados].
  • Historial de revisiones [Seguimiento de los cambios en los PNT a lo largo del tiempo].
  • Aprobación [Incluye un espacio para que las partes interesadas pertinentes aprueben el PNT].
Aprobado por: Fecha:
Papel:  

4. Plantilla de PNT sin ánimo de lucro

Procedimiento operativo normalizado [Nombre de la organización
Título: [Nombre del procedimiento específico] Número del PNT: [Identificador único] Fecha de entrada en vigor: [Fecha] Número de revisión: [Número] Última revisión: [Fecha]
  1. Objetivo [Establece claramente el objetivo de este PNT y por qué es importante].
  2. Ámbito [Define qué áreas, departamentos o funciones cubre este PNT].
  3. Responsabilidades 3.1 [Función/Posición]: [Responsabilidades específicas] 3.2 [Función/Posición]: [Responsabilidades específicas] 3.3 [Función/Posición]: [Responsabilidades específicas]
  4. Definiciones [Enumera y define los términos, acrónimos o jerga utilizados en el PNT].
  5. Equipamiento y suministros [Enumera el equipamiento, software o suministros necesarios para realizar este procedimiento].
  6. Procedimiento 6.1 [Paso 1] 6.1.1 [Subpaso si es necesario] 6.1.2 [Subpaso si es necesario] 6.2 [Paso 2] 6.3 [Paso 3] ... [Continúa con tantos pasos como sea necesario, dando instrucciones claras y concisas].
  7. Control de calidad [Describe cualquier control o medida de calidad para garantizar que el procedimiento se lleva a cabo correctamente].
  8. Solución de problemas [Enumera los problemas habituales que pueden surgir y cómo solucionarlos].
  9. Documentos relacionados [Enumera los formularios, listas de comprobación u otros documentos asociados a este procedimiento].
  10. Referencias [Cita cualquier fuente externa, normativa o buenas prácticas que sirvan de base a este PNT].
  11. Mantenimiento de registros [Especifica qué registros hay que mantener, cómo y durante cuánto tiempo].
  12. Consideraciones de seguridad [Esboza las precauciones o protocolos de seguridad relacionados con este procedimiento].
  13. Consideraciones medioambientales [Describe cualquier medida de impacto medioambiental o de sostenibilidad relacionada con este procedimiento].
  14. Requisitos de formación [Especifica cualquier formación necesaria para realizar este procedimiento y con qué frecuencia debe renovarse].
  15. Proceso de examen y revisión [Explica con qué frecuencia se revisará este PNT y el proceso para sugerir y aplicar revisiones].
Aprobaciones: Preparado por: [Nombre], [Cargo] Fecha: [Fecha] Revisado por: [Nombre], [Cargo] Fecha: [Fecha] Aprobado por: [Nombre], [Cargo] Fecha: [Fecha]
[Logotipo de la organización]

5. Plantilla de PNT de Atención al Cliente

Plantilla SOP de Atención al Cliente
  1. Propósito
  • Explica brevemente la finalidad de este PNT
  • Establecer las metas y objetivos del proceso de atención al cliente
  1. Alcance
  • Define qué áreas de la empresa cubre este PNT
  • Especifica qué equipos o personas deben seguir este PNT
  1. Responsabilidades
  • Enumera todas las funciones implicadas en el proceso de atención al cliente
  • Describe las responsabilidades específicas de cada función
  1. Definiciones
  • Define los términos técnicos o la jerga utilizados en el PNT
  1. Herramientas y recursos
  • Enumera todos los programas, equipos y otros recursos utilizados en la atención al cliente
  • Proporciona enlaces o referencias a los manuales de usuario de estas herramientas
  1. Proceso de Atención al Cliente 6.1. Recepción de consultas de los clientes
  • Describe los métodos para recibir consultas (teléfono, correo electrónico, chat, etc.)
  • Explicar cómo registrar consultas en el sistema de asistencia
6.2. Categorizar y priorizar las consultas
  • Define categorías para los distintos tipos de consultas
  • Explica el sistema de priorización y las expectativas de tiempo de respuesta
6.3. Respuesta inicial
  • Proporcionar directrices para acusar recibo de las consultas
  • Incluye templates para las respuestas iniciales
6.4. Solución de problemas
  • Esboza los pasos para diagnosticar los problemas
  • Proporcionar enlaces a la base de conocimientos o guías de solución de problemas
6.5. Proceso de escalada
  • Definir cuándo y cómo escalar los problemas
  • Especifica rutas de escalado para distintos tipos de problemas
6.6. Resolución y cierre
  • Describe cómo resolver y cerrar correctamente un ticket de soporte
  • Incluir directrices para la comunicación de seguimiento con los clientes
6.7. Actualizaciones de la Base de Conocimientos
  • Explicar el proceso de actualización de la base de conocimientos interna con nuevas soluciones
  1. Satisfacción del cliente
  • Describir los métodos para medir la satisfacción del cliente
  • Esbozar el proceso de recogida y análisis de opiniones
  1. Garantía de calidad
  • Definir normas de calidad para las interacciones con los clientes
  • Explicar el proceso de seguimiento y mejora de la calidad de la asistencia
  1. Informar
  • Enumera los informes requeridos y su frecuencia
  • Proporcionar instrucciones para generar y distribuir informes
  1. Formación
  • Esbozar los requisitos de formación inicial para el nuevo personal de apoyo
  • Describir los procesos de formación y desarrollo continuos
  1. Protección de datos y privacidad
  • Proporcionar directrices para tratar los datos de los clientes de conformidad con las leyes pertinentes
  • Explicar los procedimientos para mantener la confidencialidad
  1. Recuperación en caso de catástrofe
  • Esboza los pasos a seguir en caso de cortes del sistema u otras emergencias
  • Proporciona información de contacto del personal clave durante las emergencias
  1. Historia de la revisión
  • Mantén un registro de los cambios realizados en el PNT, incluyendo fechas y breves descripciones
  1. Apéndices
  • Incluye los formularios, listas de control o recursos adicionales pertinentes
  1. Aprobación
  • Espacio para la firma y fecha de aprobación por la autoridad competente
Recuerda personalizar esta plantilla para adaptarla a las necesidades y procesos específicos de tu organización. Revisa y actualiza periódicamente el PNT para asegurarte de que sigue siendo actual y eficaz.

¿Cómo crear SOP Templates con IA?

ZenoChat ofrece a los usuarios capacidades personalizadas de generación de plantillas de PNT con su potente GAR, sus múltiples LLM y sus bases de conocimientos. Puedes integrar tus datos internos con las bases de conocimientos de ZenoChat y generar POE templates que utilicen estos datos. De este modo, tus documentos SOP serán siempre relevantes para tu departamento y organización. Tras crear tus bases de conocimiento desde la TextCortex aplicación web, puedes iniciar un chat con ZenoChat haciendo clic en el pequeño signo más situado en la parte inferior izquierda del cuadro de chat y seleccionando tu base de conocimientos pertinente en la pestaña de búsqueda. A continuación, puedes pedir a ZenoChat que genere POE personalizados templates introduciendo detalles sobre el resultado deseado.

Crear PNT a través de ZenoChat

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Preguntas frecuentes

¿Existe una plantilla de PNT en Word?

Con ZenoChat de TextCortex, puedes generar SOP templates compatibles con documentos como Word y Google Docs. Sólo tienes que dirigirte a ZenoChat e indicar "Créame una plantilla de PNT para Microsoft Word" y verás cómo ZenoChat genera PNT compatibles con el formato docs templates. Además, puedes hacer tu consulta más detallada para que ZenoChat genere PNT personalizados templates que sean más compatibles con tu empresa.

¿Cuáles son las 5 partes del PNT?

Todos los PNT templates generados por TextCortex tienen al menos 5 elementos clave: propósito, alcance, definiciones, responsabilidades y procedimientos. Los PNT templates que generarás con TextCortex incluyen secciones adecuadas a tu propósito de uso y a tu departamento, además de estas 5 partes clave.

¿Cuál es el formato de un PNT?

Un formato de PNT eficaz sigue una estructura clara: una breve explicación del propósito, la definición del alcance, el ajuste de responsabilidades y la definición de términos técnicos y acrónimos y procedimientos. Cada plantilla de PNT que generes con ZenoChat sigue este formato y añade nuevas secciones al formato según tus necesidades.

¿Cómo creo un formulario SOP?

Puedes crear un formulario SOP eficaz siguiendo estos pasos:

  • Identificar el proceso
  • Crea un esquema con una plantilla de procedimiento operativo estándar
  • Asigna funciones y responsabilidades
  • Supervisar y obtener opiniones
  • Utiliza la IA para crear un PNT funcional

Si quieres agilizar tu proceso de creación de PNT y generar PNT eficaces templates, puedes utilizar asistentes de IA como TextCortex y generar PNT templates para cualquier formato de documento.