¿Le parece que enviar propuestas de negocio es una carga que le lleva a llorar?
Si eres como la mayoría de la gente de negocios, envías innumerables correos electrónicos, propuestas e informes cada día, por lo que la idea de escribirlos te da reparo.
Sin embargo, procesar el "papeleo" en términos de cantidad no sirve de nada si la calidad es descuidada.
Si su escritura comercial es compleja, formal y estirada, eso puede llevar a muchos tratos comerciales rotos.
Esto es exactamente lo contrario de lo que se quiere conseguir y un "no va más".
Usted quiere que todos sus escritos comerciales den resultados, ya sea para impulsar las ventas o para generar confianza en los clientes.
¿En qué consiste una buena redacción comercial y cómo puede asegurarse de que su copy alcance sus objetivos?
Hoy le guiaremos a través de algunos consejos y trucos de los mejores expertos en marketing que pueden ayudarle a evitar los errores más comunes en la escritura comercial.
Siguiendo estas sugerencias podrá mejorar su redacción, sonar más profesional y conseguir más negocios exitosos en su plato.
¡Vamos a sumergirnos! 🌊
Escribir bien es escribir bien
La correspondencia efectiva y establecida con sus lectores es una parte esencial de cualquier negocio exitoso.
Para convertirse en el maestro de la escritura empresarial de éxito, debe formarse una serie de objetivos que desea alcanzar:
- Para convencer a un ejecutivo de que invierta en tu idea
- Para aumentar el tráfico de su sitio web
- Para aumentar sus ventas
- Para crear contenidos que conviertan
- Para hacer reír a alguien
Centrarse en el objetivo le ayudará a escribir de forma clara y concisa, para que sus lectores sepan exactamente lo que deben hacer después de leer su propuesta, anuncio o correo electrónico.
En los negocios sólo importa una cosa para los lectores, los compradores potenciales o los socios: responder a la pregunta "¿Qué hay para mí?".
Para lograr esos objetivos, es fundamental evitar los errores más comunes en la redacción de textos comerciales y descubrir la manera de utilizar palabras que influyan en sus lectores para que realicen las acciones deseadas.
11 errores en la redacción de textos comerciales que hay que evitar
Ahora que sabemos cómo establecer nuestro enfoque principal en la escritura de negocios, vamos a comprobar lo que hay que evitar en el proceso.
Aquí está nuestra lista de los 11 errores más comunes en la escritura de negocios y cómo manejarlos para obtener más logros empresariales.
#1 Palabras o frases confusas
Uno de los errores más comunes que cometen los escritores de negocios es utilizar palabras y frases confusas.
Muchas personas que se ganan la vida escribiendo no reflexionan mucho sobre la elección de las palabras , y esto puede perjudicar su trabajo.
Por ejemplo, si le pides a alguien que participe en un proyecto o campaña, no utilices la palabra "solicitar", sino los verbos "pedir" o "invitar".
Ambas palabras tienen connotaciones más positivas que "solicitud", que puede sonar burocrática.
También hay que evitar palabras demasiado descriptivas como:
- Participar ⇒ Unirse
- Utilizar ⇒ Utilizar
- Haz un esfuerzo ⇒ Intenta
Vamos a comprobarlo con ejemplos concretos:
Nota: Para ser eficaz en la escritura de negocios, es importante elegir palabras y frases que tengan los significados más fuertes y que no confundan a sus lectores.
#2 Utilizar un tono informal o un exceso de familiaridad
La escritura empresarial suele ser más formal que los correos electrónicos cotidianos a amigos, familiares y colegas.
Esto no significa que no puedas usar contracciones o jerga, pero un correo electrónico de negocios no es el lugar para ser informal o demasiado familiar con tu lector.
Este es el segundo error más común en la escritura de negocios.
El tono que utilices debe ser formal y correcto porque nunca sabes quién va a leer tu correo electrónico.
Por ejemplo, si escribes un correo electrónico a una persona, puedes dirigirte a ella como "Estimada Sra. Smith" o "Estimada Sra. Smith".
Si se trata de una gran empresa, diríjase a ella como "Estimados señores" o "Estimadas señoras y señores".
Si no está seguro de a quién dirigirse en su correo electrónico, investigue un poco sobre la empresa antes de escribirlo y averigüe quién es su público objetivo.
Veamos la diferencia entre la escritura formal y la informal:
Recuerde siempre que enviar un correo electrónico es diferente a hablar por teléfono o reunirse cara a cara.
Puede que conozcas muy bien a la persona a la que escribes, pero no olvides que sigues manteniendo una correspondencia con un jefe o un cliente.
Nota: No tener en cuenta este factor puede llevar a una impresión errónea y a no obtener los resultados deseados.
#3 Lenguaje vago
En la escritura comercial, es mejor evitar el lenguaje vago como "debe", "podría" y "podría".
En su lugar, sea específico y utilice verbos que digan cómo están haciendo las cosas en lugar de palabras que describan lo que están haciendo.
Por ejemplo, en lugar de decir "Debemos cancelar su pedido", diga "Hemos tenido que cancelar su pedido".
Comprobemos eso con el ejemplo de Walmart:
Nota: Haz que tus lectores sepan cuál es el estado actual de la acción que se está llevando a cabo y elimina cualquier duda por su parte.
#4 Voz pasiva
La voz pasiva es otro de los errores más comunes en la redacción de textos comerciales que mucha gente comete.
La voz pasiva es ineficaz y molesta.
Hace que una declaración suene menos directa, a veces incluso menos autoritaria.
La voz pasiva suena como si el sujeto de una frase no realizara una acción sino que la recibiera de otra fuente.
Por ejemplo: "El artículo fue escrito por Juan".
Esta frase debe estar en voz activa porque Juan no se limitó a escribir el informe.
Cuando te sorprendas utilizando la voz pasiva, tómate un momento para reconsiderar tu frase y reescribirla para que suene clara y convincente:
Pasivo: El manuscrito fue presentado a tiempo por nuestros editores.
Activo: Nuestros editores presentaron el manuscrito a tiempo.
Nota: Escribe tus frases en voz activa para que sean más fáciles de leer y su significado sea claro para el lector. La voz activa atrae al lector, y puede utilizar HemingayApp para identificar y corregir todas las voces pasivas.
#5 Demasiados signos de exclamación
No utilices signos de exclamación al final de cada frase sólo para dar a entender algo.
Sólo debe utilizarlos si quiere transmitir con fuerza una idea o si quiere expresar una emoción extrema.
Por ejemplo: "¡¡¡Es una excelente idea!!!", "¡¡¡Hagámoslo!!!"
En lugar de utilizar signos de exclamación , empieza a usar números, hechos interesantes o estadísticas para añadir credibilidad a tu argumento.
Por ejemplo:
"Con nuestro software puede acelerar su trabajo hasta un 65% y facilitar el proceso de cálculo".
Este es un ejemplo de cómo hacer un punto utilizando hechos que venden:
Nota: Para aumentar tu credibilidad y sonar más convincente evita los signos de exclamación y demuestra tus afirmaciones con los hechos.
#6 Errores de ortografía y gramática
Es difícil de creer, pero algunas personas siguen cometiendo errores ortográficos y gramaticales al escribir.
La solución es sencilla: ¡leer a prueba!
Aquí tienes algunos consejos para ir siempre por delante de los errores ortográficos y gramaticales:
- Tómate tu tiempo para encontrar errores en tu escritura
- Haga que otra persona revise sus correos electrónicos antes de enviarlos
- Lea su contenido en voz alta
- Utilice herramientas de corrección como Grammarly
Sería una pena que alguien decidiera desechar tu oferta sólo porque no revisaste cuidadosamente tu propuesta antes de enviarla.
Nota: Cuando envíe correos electrónicos, no olvide que los errores ortográficos suelen estar relacionados con el phishing.
No pase por alto este error sólo porque sea sencillo y estúpido de cometer.
#7 Estructura y flujo de ideas poco claros
Muchas empresas cometen este error común al escribir: no se toman el tiempo necesario para planificar su mensaje antes de escribirlo.
Asumen que, sólo porque saben lo que quieren decir, el lector también entenderá su significado.
Veamos este ejemplo: "En este informe, trataremos varias cuestiones relativas al tema que nos ocupa".
Esta frase no deja claro cuál es el tema.
Otro ejemplo es: "Nuestro equipo ha sido capaz de completar nuestra tarea en el plazo previsto y dentro del presupuesto, pero todavía hay algunas preocupaciones sobre cómo se han llevado a cabo las tareas. En este informe, hablaremos de esas preocupaciones y haremos recomendaciones sobre cómo abordarlas en el futuro."
Es difícil entender cómo se relacionan estas dos afirmaciones o si hay alguna preocupación por esas tareas completadas.
Su lector debe seguir su línea de razonamiento: respáldelo con un flujo limpio y un mensaje claro.
He aquí algunas ideas sobre cómo lograrlo:
- Proporcionar un resumen claro de la discusión con viñetas
- Escribir párrafos que contengan los problemas frente a la posible solución
- Mantenga el concepto conciso, en el punto, y directo
Este es un ejemplo de correo electrónico de buena redacción comercial:
Nota: Explica a tus lectores por qué haces una determinada sugerencia o recomendación paso a paso. Así "sonará" más profesional y se ganará la confianza del lector.
#8 No tener en cuenta el punto de vista del lector
No investigar a su público objetivo es un "pecado mortal".
No puede esperar ningún progreso positivo en su negocio si no sigue el proceso natural de la cadena de demanda y suministro.
Una cosa es cierta: no se puede vender un taladro a una anciana que respalda las galletas de por vida, ¿verdad?
Es importante analizar a su público antes de empezar a escribir cualquier tipo de contenido.
Pregúntate a ti mismo:
- ¿Quién leerá mi contenido?
- ¿Qué sé de ellos?
- ¿Cuáles son sus necesidades?
- ¿Qué les impresionará o escandalizará?
Incorpore este consejo a su escritura para atraer al grupo de personas adecuado para su negocio.
Nota: Si quiere que su contenido sea eficaz, diríjase a su público y asegúrese de satisfacer sus necesidades.
#9 No hay suficiente información
No proporcionar la información de fondo adecuada es simplemente una escritura perezosa.
Esto incluye omitir hechos que son necesarios para entender el tema, y no dar suficiente evidencia para apoyar un argumento, producto o propuesta.
Por ejemplo, digamos que estás escribiendo un artículo sobre por qué los estudiantes universitarios deberían vivir en casa en lugar de vivir en una residencia universitaria.
En este caso, necesitas información de fondo sobre la universidad y la vida en los dormitorios para tus lectores.
De este modo, no tendrás que explicarlo todo desde cero, o peor aún, hacer que tus lectores busquen las respuestas en otro lugar.
En su lugar, comience cada párrafo con una frase temática que indique claramente de qué trata el párrafo.
Nota: Mantenga cada frase centrada en una idea para que el lector pueda seguirla fácilmente.
#10 Demasiado lenguaje técnico
A veces, la escritura empresarial puede estar llena de palabras de moda y acrónimos específicos del sector.
Y aunque estos términos son a veces inevitables y pueden ser ocasionalmente útiles como abreviatura, a menudo indican un pensamiento perezoso o poco claro.
La escritura comercial debe ser lo más directa y sencilla posible.
No utilice un lenguaje técnico a menos que su público lo entienda y lo aprecie.
A continuación se enumeran algunas palabras de lenguaje técnico de uso común en la redacción de textos comerciales que, por lo general, deben evitarse:
- Sea como sea - Significa lo mismo que "sin embargo".
Ejemplo: "Sea como sea, el precio es justo".
Buen resultado: "Sin embargo, el precio es justo".
- Definitivamente - Si algo va a suceder definitivamente, no hay necesidad de decirlo.
Utiliza en su lugar "voluntad".
Ejemplo: "Seguro que aparece".
Buena salida: "Aparecerá".
- Efectivamente - Capaz de producir el resultado deseado.
Si algo se ha hecho con eficacia, es evidente que se ha hecho de la manera deseada.
Ejemplo: "La máquina fue efectivamente desmantelada".
Buena salida: "La máquina fue desmantelada".
Tenga en cuenta: Quieres que tu contenido sea claro e informativo, pero no quieres abrumar a tu audiencia con excesiva información y acrónimos confusos.
#11 Mala organización
Ya sea que escriba un artículo, una propuesta, un anuncio o un correo electrónico, la coherencia y la buena organización de su escritura son importantes.
Si organizas mal tu escrito, corres el riesgo de perder la atención de tu lector.
Utiliza las transiciones entre las ideas para que haya un flujo lógico de un punto a otro.
Ejemplos de transición: "Por ejemplo", "Además", "Por otra parte", "Al mismo tiempo".
Una buena organización incluye también ordenar la información de la más importante a la menos importante, o de la menos controvertida a la más controvertida, etc.
Nota: Decida qué información de su escrito comercial es crítica, deseable e innecesaria, y luego organice su escrito comercial en consecuencia.
Utilice las herramientas de AI para evitar errores y acelerar el proceso
Ya sea que esté creando una propuesta, un correo electrónico o un comunicado de prensa, hay muchas cosas que debe tener en cuenta si quiere evitar los errores comerciales más comunes.
Si tiene en cuenta estos consejos, esperamos que pueda hacer que su escritura sea más eficaz y atractiva para aumentar sus logros empresariales.
Recuerde que es esencial saber qué es lo que quiere conseguir con su escrito.
De lo contrario, tus palabras se quedarán en nada, y tu éxito también.
Teniendo esto en cuenta, la escritura empresarial puede ser un tema difícil debido a las muchas variables que entran en juego, pero no tiene por qué ser así.
Si quiere evitar permanentemente los errores en la redacción y aumentar su eficacia creando más tipos diferentes de contenidos en un 70% menos de tiempo, las herramientas de redacción de AI pueden ser su aliado perfecto.
Estas herramientas están diseñadas para aumentar la calidad de los contenidos, de modo que pueda dedicar menos tiempo a la corrección y más a otras tareas importantes para su empresa.
Algunas de estas herramientas, comoTextCortex, utilizan un proceso de aprendizaje basado en módulos que puede proporcionar resultados similares a los humanos y de alta calidad en pocos segundos.
Después de descargar el Chrome extensiontodo lo que tienes que hacer es elegir una idea de 5 palabras, resaltarla y pulsar el botón "Long-form post ".
Elija la salida que le convenga y su párrafo estará listo.
Implementar las herramientas de AI en su rutina de redacción empresarial puede:
- Mejore su capacidad de escritura
- Automatizar todo el proceso de escritura
- Ahorra mucho tiempo de escritura
- Cuidar los errores de escritura de los negocios
- Encuentre las palabras adecuadas donde las necesite
TextCortex puede encargarse del 70% de ese tedioso trabajo y hacer que tus habilidades de escritura aumenten al instante.
Lo mejor es que puede ahorrarte esfuerzo y dinero.
Así que descargar el TextCortex Chrome extension y observa cómo destroza todos esos errores de escritura furtivos y convierte cada una de tus ideas en puro éxito.
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